Gestion des microfilms dans les centres d’histoire familiale

 

Les centres d’histoire familiale, y compris les bibliothèques affiliées à FamilySearch, offrent la possibilité de consulter sous forme numérisée la majorité de la vaste collection de documents de FamilySearch.

En plus de ces documents numériques, certains centres et bibliothèques continuent de gérer des collections de microfilms que FamilySearch a prêtées dans le cadre du prêt à long terme. Les conseils suivants sont destinés à aider les membres du personnel à gérer ces collections de microfilms et de microfiches. (Pour plus de renseignements concernant le remplacement de microfilms par des documents d’archives numérisés, consultez l’article Remplacement des microfilms par des documents d’archives numérisés.)

Gestion des microfilms dans le logiciel d’administration de microfilms en ligne

Il est important que chaque centre tienne à jour l’inventaire de sa collection de microfilms.

  • Utilisez le logiciel d’administration de microfilms en ligne pour gérer votre inventaire.
  • Les usagers peuvent savoir quels microfilms sont disponibles dans un centre en consultant la liste des microfilms conservés dans chaque centre dans le catalogue de FamilySearch. Si votre centre ne figure pas dans la liste déroulante sous le titre « Rechercher ces centres d’histoire familiale » dans l’option « Catalogue », vérifiez que votre inventaire est à jour et prenez contact avec le service d’assistance de FamilySearch pour demander que votre centre soit ajouté.
    Guide de commande de microfilms en ligne : utilisez ce guide de l’utilisateur pour savoir comment tenir à jour votre inventaire de microfilms. (Remarque : vous ne pouvez plus commander de microfilms mais ce guide fournit les instructions permettant de gérer votre inventaire.)

Décision de garder ou non des microfilms

Sous la direction des dirigeants ecclésiastiques ou des dirigeants locaux de la bibliothèque affiliée, vous pouvez décider s’il faut garder les microfilms prêtés dans le cadre du prêt à long terme, ou s’il faut les renvoyer. Pour prendre la décision de conserver ou non des collections de microfilms, tenez compte de ce qui suit :

  • Si le microfilm est disponible en ligne, que ce soit sur le site FamilySearch.org ou sur un autre site Internet gratuit, il est recommandé de le renvoyer.
  • Si le microfilm n’est pas en ligne et que les usagers l’utilisent encore, il est recommandé de le garder. Dans les rares cas de fermeture d’un centre, ou lorsqu’un centre envisage pour tout autre raison de se défaire de microfilms qui ne sont pas en ligne, le personnel du centre doit consulter les dirigeants locaux et le service d’assistance de FamilySearch pour discuter de l’envoi des microfilms dans un centre voisin.
  • Fournissez le cadre et les ressources nécessaires pour que les familles et les personnes qui fréquentent le centre reçoivent la meilleure aide possible, adaptée à leur situation personnelle, pour découvrir leur histoire familiale.

Vous pouvez choisir de conserver une partie de votre collection de microfilms et de renvoyer les microfilms qui sont disponibles en ligne ou qui ne sont plus nécessaires. (Voir la section « Instructions concernant le renvoi de microfilms » ci-dessous.) À mesure que l’on publie plus d’images de microfilms en ligne, vous devrez reconsidérer la nécessité de conserver les collections de microfilms dans votre inventaire.

Comme l’indique l’accord sur l’utilisation des microfilms qui se trouve dans le guide ci-dessus, les microfilms et les microfiches de FamilySearch sont prêtés aux centres et appartiennent à FamilySearch. Les centres ne doivent pas faire don de microfilms ou de microfiches à un autre organisme ou une autre personne, ni les vendre ou les transférer dans un autre bâtiment. Avec l’accord des dirigeants locaux, vous pouvez obtenir l’autorisation exceptionnelle de les transférer dans un autre centre d’histoire familiale ou dans une bibliothèque affiliée à FamilySearch, en prenant contact avec le service d’assistance de FamilySearch pour en demander l’autorisation. (Voir la section « Transfert de microfilms dans un autre centre » ci-dessous.)

Instructions concernant le renvoi de microfilms

Dans la plupart des cas, la procédure de renvoi de microfilms est toujours la même que par le passé. Les instructions concernant le renvoi de microfilms depuis l’Amérique du Nord et l’Europe se trouvent dans le guide « Guide de fonctionnement du centre d’histoire familiale ». Dans les autres régions, si vous ne connaissez pas la procédure de renvoi de microfilms, prenez contact avec le service d’assistance de FamilySearch. Prenez aussi contact avec le service d’assistance si vous renvoyez plus de cinq-cents microfilms à la fois depuis l’Amérique du Nord.

Les microfiches doivent être gérées de la même manière que les microfilms. À titre d’exception, les séries de microfiches suivantes peuvent être jetées :

  • Index Généalogique International (IGI) ;
  • Catalogue de la bibliothèque d’histoire familiale (FHLC) ;
  • Système d’indexation accéléré (AIS) ;
  • Liste de microfilms à accès restreint.

Le département d’histoire familiale ne fournit pas de boîtes pour le renvoi des microfilms. Pour expédier des microfilms, utilisez les boîtes dans lesquelles les microfilms ont été livrés ou toute autre boîte en carton robuste qui ne s’ouvrira pas pendant l’expédition. Chaque boîte doit avoir sa propre étiquette d’expédition.

Transfert de microfilms dans un autre centre

Avec l’accord des dirigeants locaux, prenez contact avec le service d’assistance de FamilySearch pour demander l’autorisation de transférer des microfilms dans un autre centre d’histoire familiale ou dans une bibliothèque affiliée à FamilySearch. (Voir la section « Décision de garder ou non des microfilms » ci-dessus pour recevoir des directives concernant la décision de transférer des microfilms.) Quand des microfilms sont envoyés dans un autre centre, l’inventaire de microfilms doit être mis à jour dans le panneau d’administration de microfilms en ligne.

Lecteurs de microfilms et de microfiches

Vous devez coordonner le retrait des lecteurs de microfilms et de microfiches et des meubles de rangement inutilisés avec les dirigeants locaux et le directeur des biens immeubles. Si un organisme souhaite les récupérer, on peut en faire don. On peut recycler les meubles de rangement. Les bibliothèques affiliées à FamilySearch sont responsables de leur propre équipement et meubles de rangement.

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