Gestire i microfilm nei centri di storia familiare

 

I centri di storia familiare, tra cui le biblioteche affiliate a FamilySearch, offrono accesso digitale alla maggior parte dei documenti della raccolta di FamilySearch.

Oltre ai documenti digitali, alcuni centri e biblioteche continuano a conservare le raccolte di microfilm con un prestito a lungo termine da FamilySearch. Le indicazioni che seguono sono fornite al fine di aiutare gli addetti ai lavori a gestire le raccolte di microfilm e microfiche (per ulteriori informazioni sulla transizione dai microfilm al digitale, vedere L’accesso ai documenti digitali sostituisce i microfilm).

Gestire i microfilm nel sistema di amministrazione on-line

È importante che ciascun centro tenga un inventario accurato della propria raccolta di microfilm.

  • Si dovrebbe usare il Pannello amministrativo on-line per gestire l’inventario dei microfilm.
  • I microfilm in proprio possesso possono essere indicati nel Catalogo di FamilySearch di modo che gli utenti possano vedere quali sono disponibili in un centro. Se il tuo centro non è incluso nell’elenco riportato sotto “Cerca in questi centri di storia familiare” all’interno del catalogo, assicurati che l’inventario sia aggiornato e contatta l’Assistenza di FamilySearch per richiedere l’aggiunta del centro.
    Guida Ordinazione on-line dei microfilm: guida utente da usarsi per trovare istruzioni su come tenere l’inventario dei microfilm aggiornato (da notare che non è più possibile ordinare i microfilm, ma questa guida fornisce le istruzioni per tenerne l’inventario).

Decidere quando tenere i microfilm

Sotto la direzione dei dirigenti ecclesiastici locali o dei responsabili delle biblioteche affiliate, è possibile stabilire se tenere i microfilm che sono già in prestito a lungo termine oppure decidere di restituirli. Quando decidi di conservare le raccolte di microfilm, considera quanto segue:

  • Se il microfilm è disponibile on-line, che sia su FamilySearch.org o in un altro sito gratuito, i centri sono incoraggiati a restituirlo.
  • Se il microfilm non è in rete e gli utenti lo stanno ancora utilizzando, si consiglia di tenerlo. Nel raro caso in cui un centro chiuda o stia altrimenti considerando di eliminare i microfilm che non sono in rete, il personale deve consultarsi con i dirigenti locali e con l’Assistenza di FamilySearch riguardo alla possibilità di trasferire i microfilm in un centro vicino.
  • Fornisci l’ambiente e le risorse necessari per far sì che famiglie e singoli abbiano la migliore esperienza nel ricevere aiuto personalizzato nella scoperta della propria storia familiare.

Hai la possibilità di conservare parte della raccolta di microfilm, restituendo quelli che sono disponibili on-line o altrimenti non necessari (vedere Istruzioni per restituire i microfilm qui sotto). Con la pubblicazione on-line di sempre più immagini, dovresti rivalutare se conservare le raccolte di microfilm.

Come indicato nell’Accordo sull’utilizzo dei microfilm riportato nella guida summenzionata, i microfilm e le microfiche di FamilySearch sono dati in prestito e sono di proprietà di FamilySearch. I centri non possono donare i microfilm o le microfiche, sbarazzarsene, venderli o trasferirli in un’altra struttura, a un’altra persona o a un’altra organizzazione. Se approvato dai dirigenti locali, si può fare un’eccezione per ricollocare i microfilm in un altro centro di storia familiare locale o in un’altra biblioteca affiliata a FamilySearch contattando l’Assistenza di FamilySearch (vedere Ricollocare i microfilm in un altro centro qui sotto).

Istruzioni per restituire i microfilm

Nella maggior parte dei casi il processo di restituzione dei microfilm è lo stesso di quello che è stato in passato. Le istruzioni per la restituzione dei microfilm in Nord America ed Europa si possono trovare nella Guida per la gestione dei centri di storia familiare. In altre aree, se non hai familiarità con il processo di restituzione dei microfilm, contatta l’Assistenza di FamilySearch. Contatta l’Assistenza anche se devi restituire più di 500 microfilm in una volta in Nord America.

Le microfiche vanno gestite allo stesso modo dei microfilm. Come eccezione, le uniche serie di microfiche che possono essere eliminate sono:

  • L’International Genealogical Index (IGI)
  • Il catalogo della Biblioteca di storia familiare (FHLC)
  • I sistemi di indicizzazione accelerati (AIS)
  • L’elenco dei microfilm ad accesso limitato.

Il Dipartimento di storia familiare non fornisce le scatole per la restituzione dei microfilm. Per inviare i microfilm, usa le scatole in cui sono arrivati o qualsiasi altro scatolone robusto che non si rompa facilmente. Ogni scatola necessita di un’etichetta di spedizione propria.

Ricollocare i microfilm in un altro centro

Con l’approvazione dei dirigenti locali, contatta l’Assistenza di FamilySearch per ricevere autorizzazione e istruzioni per trasferire i microfilm in un altro centro di storia familiare o in una biblioteca affiliata a FamilySearch (vedere sopra Decidere quando tenere i microfilm per trovare indicazioni se optare o meno per il trasferimento). Quando i microfilm vengono spostati in un altro centro, l’inventario va aggiornato nel Pannello amministrativo on-line dei microfilm.

Lettori di microfilm e microfiche

Dovresti coordinarti con i dirigenti locali e con il facilities manager per la rimozione dei lettori di microfilm e microfiche e degli armadietti non più necessari. Se c’è un ente locale che vorrebbe averli, i lettori e gli armadietti possono essere donati. Gli armadietti possono essere riutilizzati. Le biblioteche affiliate a FamilySearch sono responsabili della gestione delle proprie attrezzature e dei propri arredi.

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