Gerenciamento de microfilme nos centros de história da família

 

Os centros de história da família, incluindo as bibliotecas de entidades afiliadas ao FamilySearch, fornecem acesso digital para a maioria dos registros que estão na vasta coleção do FamilySearch.

Além dos registros digitais, alguns centros e bibliotecas continuam a manter as coleções de microfilmes de empréstimo a longo prazo do FamilySearch. A seguinte orientação é fornecida para ajudar a equipe a administrar as coleções de filmes, inclusive microfilmes e microfichas. (Para mais informações sobre a transição de microfilme para o acesso digital, ver Acesso aos registros digitais substituindo o microfilme.)

Administração de filmes no sistema de administração de filmes online

É importante que cada centro mantenha um inventário preciso de sua coleção de microfilmes.

  • Você deve usar a Administração de filmes online para gerenciar seu estoque de filmes.
  • Os microfilmes ativos podem ser expostos no Catálogo do FamilySearch para que os usuários possam ver os filmes que estão disponíveis em um centro. Se o seu centro não estiver incluído na lista sob “Pesquisar esses centros de história da família” no Catálogo, certifique-se de que seu estoque esteja atualizado e entre em contato com o Suporte do FamilySearch para solicitar que ele seja acrescentado.
    Guia de pedidos de filmes online: Use este guia do usuário para instruções sobre como manter seu estoque de filmes atualizado. (Observe que você não pode mais solicitar microfilmes, mas este guia fornece instruções para a manutenção de seu estoque de filmes.)

Decidir quando guardar filmes

Sob a direção da liderança eclesiástica local ou da biblioteca afiliada, você pode determinar se deseja manter os filmes que já estão em empréstimo a longo prazo ou se deseja devolvê-los. Ao decidir manter ou não as coleções de microfilmes, considere o seguinte:

  • Se o filme estiver disponível online, seja no FamilySearch.org ou em outro site sem nenhum custo, os centros são incentivados a devolvê-lo.
  • Se o filme não estiver online e os usuários ainda o estiverem usando, recomenda-se manter o filme. No caso raro de fechamento do centro, ou se um centro estiver considerando remover os filmes que não estão online, a equipe deve consultar a liderança local e o suporte do FamilySearch sobre a opção de relocação dos filmes a um centro vizinho.
  • Forneça o ambiente e os recursos necessários para proporcionar a melhor experiência para as pessoas e famílias receberem ajuda personalizada para descobrir sua história da família.

Você tem a opção de conservar parte de sua coleção de microfilmes ao devolver os filmes que estão disponíveis online ou que de outra forma não são mais necessários. (Ver as instruções para a devolução de filmes abaixo.) Conforme mais imagens forem publicadas online, você deve reavaliar se deve ou não reter as coleções de microfilmes.

Conforme indicado no Acordo para o Uso de Microfilmes encontrado no guia acima, os microfilmes e as microfichas do FamilySearch são emprestados e são de propriedade do FamilySearch. Os centros não podem doar, vender ou enviar os microfilmes ou microfichas a outra instituição, pessoa ou organização. Se aprovado pelo líder local, uma exceção pode ser concedida para mudar os microfilmes para outro centro de história da família local ou biblioteca afiliada ao FamilySearch, entrando em contato com o Suporte do FamilySearch. (Ver abaixo Mudança de filmes para outro centro.)

Instruções para a devolução de filmes

Na maioria dos casos, o processo para a devolução de filmes é o mesmo que foi usado no passado. As instruções para a devolução de filmes na América do Norte e Europa podem ser encontradas no Guia internacional de operações do centro de história da família. Em outras áreas, se você não estiver familiarizado com o processo para a devolução de filmes, entre em contato com o Suporte do FamilySearch. Também entre em contato com o suporte se você estiver devolvendo mais de 500 filmes de uma vez na América do Norte.

As microfichas devem ser tratadas da mesma forma que os microfilmes. Como exceção, os seguintes conjuntos de microfichas podem ser descartados:

  • Índice Genealógico Internacional (IGI),
  • Catálogo da Biblioteca de História da Família (CBHF),
  • Sistema de Indexação Acelerada (SIA),
  • Lista de Microfilmes Restritos.

O departamento de história da família não fornece as caixas para a devolução de filmes. Para enviar os microfilmes, use as caixas nas quais os microfilmes chegaram ou qualquer outra caixa de papelão resistente que não se abra no caminho. Cada caixa precisa de uma etiqueta de envio separada.

Mudança de filmes para outro centro

Com a aprovação da liderança local, entre em contato com o Suporte do FamilySearch para obter permissão e instruções para mudar filmes para outro centro de história da família ou para uma biblioteca afilada ao FamilySearch. (Ver acima Decidir Quando Guardar Filmes para obter orientação sobre a decisão de mudar os filmes.) Quando os filmes são movidos para outro centro, o estoque de microfilmes deve ser atualizado no painel de administração de filmes online.

Leitores de microfilmes e microfichas

Você deve coordenar com os líderes locais e o supervisor de manutenção a remoção dos leitores de microfilmes e microfichas e os armários que se tornarem desnecessários. Os armários e leitores podem ser doados, se houver uma entidade local que os queira. Os armários podem ser reciclados. As bibliotecas afiliadas ao FamilySearch são responsáveis por desfazerem-se de seus próprios equipamentos e mobília.

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