Función y responsabilidades del encargado de la programación de edificio

Última actualización: 9 de marzo de 2016 11:12

Función y responsabilidades

Un administrador de estaca asigna la supervisión de edificios al encargado de la programación de edificios. Como encargado de la programación de edificio, si no aparece el ícono en la parte superior de la pantalla, comuníquese con un administrador de estaca.

Los encargados de la programación de edificio son responsables de supervisar los eventos relacionados con la ubicación asignada. Por lo general, las organizaciones auxiliares programan sus propios eventos y reservan las instalaciones o los salones y los equipos de la ubicación sin comunicarse con el encargado de la programación de edificio. Pero, en ocasiones, el encargado de la programación de edificio creará eventos en el calendario del edificio que no estén asociados a los eventos de los calendarios de barrio y estaca. (Es posible que el barrio aún no esté utilizando el calendario de eventos o que se trate de un evento como un funeral, que no está asociado a un calendario de barrio).

Los encargados de la programación de edificio pueden editar cualquier evento asignado a su ubicación, incluso los eventos de los calendarios de barrio y estaca. De esta manera, pueden realizar las modificaciones correspondientes en los eventos asociados a sus instalaciones, ayudando así a los editores de los diversos calendarios.

Los encargados de la programación de edificio pueden hacer lo siguiente:

  • Programar eventos en el calendario de la ubicación.
  • Repasar periódicamente los eventos programados en la ubicación para buscar problemas como Programar toda la ubicación cuando, en realidad, sólo se necesiten salones y equipos específicos. Asegurarse de que los eventos se programen de acuerdo con las normas del manual y otras normas locales relativas a los edificios.
  • Editar los detalles de un evento cuando se produzcan cambios o conflictos.
  • Bloquear el uso de un edificio durante un período específico, impidiendo que se programen eventos (por ejemplo, cuando se estén realizando reparaciones en el edificio).
  • Crear restricciones que limiten el uso de una ubicación a una sola unidad.

Creación de eventos en edificios

Los calendarios de edificios son utilizados por los encargados de la programación de edificio. Por lo general, los editores del calendario programan la ubicación ellos mismos creando eventos en los calendarios de estaca o barrio asociados a un edificio. Hay un calendario de edificio para cada ubicación de estaca. Los encargados de la programación de edificio usan estos calendarios para crear eventos de edificios que no están asociados a un calendario de estaca o barrio. En raras ocasiones, también utilizan restricciones. Un encargado de la programación de edificio crea un evento de edificio haciendo clic en el ícono de signo más que aparece en la parte superior derecha de la pantalla o haciendo clic en una fecha del calendario y, a continuación, seleccionando el calendario del edificio.

Administración de restricciones de edificios

Advertencia: las restricciones no son eventos de edificios. Una restricción limita el uso de un edificio o de salones a una unidad específica para evitar que otras unidades utilicen el edificio o los salones durante ese período. Las restricciones sólo deben utilizarse si se entienden claramente.

Las restricciones son opcionales. Cuando sea posible, deben utilizarse eventos en lugar de restricciones. Si se comparte una ubicación, los líderes de barrio o estaca pueden reunirse y crear normas sobre cuándo pueden los barrios programar los salones para tardes concretas durante la semana. Las restricciones pueden utilizarse para imponer estas normas en el sistema de calendario, pero es mejor establecer acuerdos y cumplirlos. Se ha demostrado que las restricciones provocan confusiones en el sistema de calendario y, probablemente, se eliminarán en el futuro.

Un encargado de edificio es la única persona que puede configurar restricciones. Una restricción limita el uso de una ubicación:

  • A una unidad específicada.
  • A salones especificados.
  • Por un período específico.
  • Para una fecha específica.

Una restricción impide que otras unidades programen los salones restringidos durante la restricción. Las organizaciones auxiliares y los grupos de la unidad en cuestión pueden reservar los salones restringidos por orden de llegada, creando eventos en sus calendarios.

Ejemplo: se configura una restricción para permitir que sólo la unidad 1 utilice el salón cultural, la zona de servir alimentos, el salón de las Mujeres Jóvenes y los salones del sacerdocio, el martes 24 de junio de 17:00 a 21:00 horas. Los Hombres Jóvenes de la unidad 1 habían programado el salón cultural de 18:00 a 21:00 horas. Las Mujeres Jóvenes de la unidad 1 quieren programar el salón de las Mujeres Jóvenes y el salón cultural de 18:00 a 21:00 horas. Consiguen reservar el salón de las Mujeres Jóvenes. La restricción no impide que las Mujeres Jóvenes programen el salón cultural, pero las Mujeres Jóvenes no han podido programarlo porque los Hombres Jóvenes ya lo habían reservado. La unidad 2 no puede programar esos salones durante la restricción, pero podría programar el salón de la Sociedad de Socorro porque éste no se incluyó en la restricción.

Puede haber varias restricciones al mismo tiempo. Por ejemplo, la restricción 1 puede permitir que la unidad 1 utilice el salón cultural y la zona de servir alimentos una tarde concreta. La restricción 2 puede permitir al barrio 2 que utilice el salón de las Mujeres Jóvenes y el salón del sacerdocio la misma tarde. El resto del edificio se puede programar por orden de llegada.

Tenga en cuenta que un encargado de la programación de edificio puede crear una restricción aunque haya un evento ya programado que vaya a utilizar los salones a esa hora. De esta manera, el encargado de la programación de edificio puede crear eventos periódicos, aunque haya un evento ocasional en conflicto con la hora que se repite. En ese caso, el encargado de la programación de edificio puede modificar la restricción que esté en conflicto con el evento programado.

¿Esto le resulta confuso? Si es así, evite utilizar restricciones.