Crear eventos

Última actualización: 9 de marzo de 2016 11:11

Proceso para crear eventos

Los editores incluyen elementos en sus calendarios mediante la creación de eventos. La creación de un evento en una ubicación específica de la Iglesia reservará los salones especificados para el evento. No necesita ponerse en contacto con un encargado de la programación de edificio para que haga eso por uted. Antes de programar un evento, le resultará útil saber si los salones de la ubicación ya han sido programados por otro grupo. Cuando se crea, se cambia o se elimina un evento, puede enviar un mensaje de correo electrónico sobre el evento. El mensaje de correo electrónico se enviará a los usuarios que se hayan suscrito al calendario y permitan recibir recordatorios por correo electrónico.

Comprobación de la disponibilidad de la ubicación y los salones

El calendario puede mostrar todos los eventos de todas las ubicaciones de la estaca. Antes de intentar programar un evento, quizás desee comprobar antes si la ubicación y los salones que necesita están disponibles. Puede ver todos los eventos de una ubicación solamente marcando la casilla de verificación que aparece junto al nombre de la ubicación en el panel izquierdo. Los eventos de esa ubicación aparecerán en su calendario. Puede utilizar el color del ícono de edificio de su ubicación para buscar esos eventos. A continuación, puede hacer clic en el evento y sus detalles para visualizar los salones reservados.

Creación de un evento puntual

  1. Haga clic en el ícono que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla del calendario o haga clic en la fecha del calendario en cuestión. Aparecerá la pantalla Crear evento.
  2. Ingrese el Nombre del evento y la Descripción. El título debe ser breve. Si va a crear un evento para otra persona, puede incluir el nombre y la información de contacto de esa persona en la descripción, en caso de que haya preguntas sobre el evento.
  3. Seleccione el nombre del calendario en el cuadro desplegable.
  4. Si no se va a enviar una notificación por correo electrónico, seleccione No, gracias.
  5. Si se va a enviar una notificación por correo electrónico, seleccione Ahora mismo o Antes del evento. Si selecciona Antes del evento, debe especificar también cuándo se debe enviar el mensaje de correo electrónico. Se enviará un mensaje de correo electrónico a todas las personas suscritas al calendario que hayan habilitado la opción Aceptar recordatorios por correo electrónico para este calendario. El usuario debe haber habilitado también la opción Permitir recordatorios por correo electrónico de los eventos del calendario.
  6. Si el evento dura un día entero, seleccione Evento de un día entero. A continuación, ingrese la fecha en los campos Hora de inicio y Hora de finalización.
  7. Si el evento no va a durar todo el día, ingrese la fecha y la hora del evento en los campos Hora de inicio y Hora de finalización.
  8. Seleccione el Edificio en el que se llevará a cabo el evento. Seleccione No hay un edificio si no se va a especificar una ubicación para el evento. (Ejemplo: noche de hogar). Seleccione Edificio de la Iglesia si el evento va a reservar salones de una ubicación de la Iglesia asignada a tu estaca. Seleccione Otros edificios si el evento se va a llevar a cabo en un lugar no perteneciente a la Iglesia, como un parque o un edificio de la Iglesia no asignado a su estaca, como el templo. A continuación, ingrese la ubicación en el campo Ubicación.
  9. Si ha seleccionado Edificio de la Iglesia, seleccione la ubicación en el menú desplegable de ubicaciones de la estaca. En “Salas y equipo en este edificio” puede reservar salones específicos o todo el edificio. Si selecciona Programar salones específicos, marque los salones que desea reservar. Puede reservar toda la ubicación seleccionando Programar toda la ubicación. Advertencia: la programación de toda la ubicación no permitirá que otras personas utilicen otros salones durante ese período.
  10. Especifique un valor en los campos Configurar horario y Tiempo para limpiar, si fuera necesario. Esta acción reservará tiempo adicional, pero no afectará a las horas de inicio y finalización del evento.
  11. Haga clic en Crear evento en la parte inferior para guardar el evento y reservar la ubicación para el evento. Si el evento no se guarda, asegúrese de haber completado todos los campos y desplázese a la parte superior de la pantalla para comprobar si aparece algún mensaje sobre conflictos. La notificación mostrará el evento que genera el conflicto y la información de la persona de contacto.

1. Ingrese el Nombre del evento. 2. Ingrese la Descripción del evento. 3. Seleccione un calendario para el evento. 4. Si no desea enviar un correo electrónico sobre ese evento, seleccione No, gracias.

1. Ingrese la fecha y la hora de inicio. 2. Ingrese la fecha y la hora de finalización.

1. Seleccione el edificio. 2. Si ha seleccionado Edificio de la Iglesia, seleccione la ubicación de la estaca en el menú desplegable. 3. Para reservar un salón, seleccione Programar salones específicos en Salas y equipo en este edificio. 4. Marque la casilla de verificación que aparece junto a los salones que desea reservar para el evento.

Haga clic en Crear evento para guardar el evento y reservar los salones y la ubicación del evento.

Configuración de repetición de un evento

Puede configurar un evento para que se repita cada día, cada semana, cada mes o cada año. Después de crear un evento que se repita, puede modificar las series de excepciones de los eventos que se repitan. Si marca la casilla de verificación Este evento se repite , aparecerán más campos que le permitirán configurar un evento que se repita. Hay tres partes que hay que configurar en un evento que se repita.

  1. El cuadro desplegable le permite seleccionar el tipo de evento que se repita: Por día, Semanal, Mensualmente o Anualmente.
  2. El campo Por día le permite omitir los días, las semanas o los meses. Por ejemplo, “Se repite cada” tendría un valor de 2. Por lo general, este campo se configuraría con el valor 1.
  3. El cuadro desplegable Se repite hasta le permite seleccionar la finalización del evento que se repita. Puede seleccionar el evento que se repita para que finalice en una fecha específica o después de repetirse un número específico de veces.

Ejemplos de eventos que se repiten

A continuación se indican tres ejemplos de series de eventos que se repiten y cómo se configuran.

Reunión que se repite cada día: La cosecha de trigo tiene lugar del lunes 15 de julio al sábado 20 de julio. Tiene que programar una reunión cada día a las 7:30 horas durante 15 minutos para dar asignaciones a los voluntarios. Configure la Hora de inicio con los valores 15 de julio y 7:30 horas. Configure la Hora de finalización con los valores 15 de julio y 7:45 horas. Marque la casilla de verificación Este evento se repite. En el cuadro desplegable, seleccione Por día. En el campo Se repite cada, seleccione el valor 1. Use el menú desplegable Se repite hasta para seleccionar Un número específico de veces. Configure el número con el valor 6. Haga clic en Crear evento para guardarlo.

Ejemplo de un evento que se repite cada día

Reunión que se repite semanalmente: El obispado lleva a cabo su reunión del obispado cada domingo a las 7:00 horas. Configure la Hora de inicio con los valores del primer domingo de enero y las 7:00 horas. Configure la Hora de finalización con los valores del mismo domingo y las 8:00 horas. Marque la casilla de verificación Este evento se repite. En el cuadro desplegable, seleccione Semanal. En el campo Se repite cada, seleccione el valor 1. Seleccione también Dom. Use el menú desplegable Se repite hasta para seleccionar Una fecha específica. Elija como fecha el último domingo de diciembre. Haga clic en Crear evento para guardarlo.

Ejemplo de un evento que se repite cada semana

Reunión que se repite mensualmente: El obispado lleva a cabo la reunión del Consejo de jóvenes del obispo cada tercer domingo a las 8:30 horas. Configure la Hora de inicio con los valores del tercer domingo de enero y las 8:30 horas. Configure la Hora de finalización con los valores del mismo domingo y las 9:30 horas. Marque la casilla de verificación Este evento se repite. En el cuadro desplegable, seleccione Mensualmente por día de la semana. En el cuadro Se repite cada, seleccione el valor 1. Marque también la casilla de verificación y seleccione Dom. Use el menú desplegable Se repite hasta para seleccionar Una fecha específica. Elija como fecha el último domingo de diciembre. Haga clic en Crear evento para guardarlo.

Ejemplo de un evento que se repite cada mes

Gestión de conflictos de programación

El calendario impide que se produzcan eventos que generen conflictos cuando se necesitan la misma ubicación o los mismos salones de la Iglesia. Cuando se produce un conflicto de programación, aparece una notificación en la parte superior de la pantalla que indica que se ha producido un conflicto de programación. Es posible que deba desplazar el navegador hacia la parte superior para ver el mensaje. La notificación está compuesta por recuadros rojos que rodean los parámetros del evento que causan el conflicto y por un mensaje en la parte superior de la pantalla que contiene información sobre el conflicto. Haga clic en la flecha hacia abajo Mostrar conflictos para mostrar la información de contacto del editor del calendario que tenga reservados los salones en ese momento y la información de contacto del encargado de la programación de edificio. Tenga en cuenta que no podrá crear un nuevo evento hasta que se resuelva el conflicto de programación.

Notificación de un conflicto de programación: 1. Compruebe si hay un conflicto en la fecha y la hora 2. Compruebe si hay un conflicto en los salones.

Cuando se produzca un conflicto de programación, tiene varias opciones para resolver el conflicto.

  • Puede seleccionar otra hora u otros salones para su evento. Esta es la manera más fácil de resolver el conflicto.
  • Puede comunicarse con el editor del calendario que tenga reservados los salones y llegar a un acuerdo sobre la hora.
  • Comuníquese con el encargado de la programación de edificio si se requiere mediación para resolver el conflicto.
  • Comuníquese con los líderes del sacerdocio responsables de las organizaciones implicadas en el conflicto.

Una vez resuelto el conflicto, cualquiera de los editores del calendario o el encargado de la programación de edificio puede hacer los cambios necesarios.

Importación de eventos

Puede importar eventos desde un calendario no relacionado con la Iglesia mediante un archivo iCal. A continuación se presenta un ejemplo de importación de un evento desde un calendario de Google.

  1. Diríjase a Configuración > Importar eventos.
  2. En el calendario de Google, en la barra lateral izquierda, haga clic en la flecha desplegable que aparece junto a Mis calendarios y seleccione Configuración.
  3. Haga clic en Exportar calendarios.
  4. Expanda el archivo zip que se descargará y arrastre los archivos ICS a la ubicación correspondiente.
  5. En el calendario de LDS.org, haga clic en Importar archivos iCal y seleccione el archivo ICS que has descargado previamente. A continuación, haga clic en Importar. Los archivos importados aparecerán con casillas de verificación que puede seleccionar en la columna izquierda.
  6. En la columna Eventos iCal, seleccione las casillas de verificación de los eventos que desee importar.
  7. En la columna Nuevos calendarios, seleccione el calendario al cual desea importar los eventos.
  8. Haga clic en Mover al nuevo calendario.
  9. Repita los pasos del 6 al 8 con los eventos restantes, para importarlos al resto de sus calendarios.
  10. Haga clic en Importar eventos.