Configuración de ubicaciones, designación de unidades y encargados de la programación de edificio

Última actualización: 9 de marzo de 2016 11:12

Reseña de configuración de ubicaciones

Utilice el elemento Ubicaciones y salones del menú de configuración para asignar unidades a una ubicación, modificar la información de una ubicación, asignar encargados de la programación de edificio, designar salones y equipos, y crear ubicaciones adicionales, como pabellones.

La información siguiente es necesaria durante la configuración inicial de las ubicaciones:

  • Una lista de las unidades que se reúnen en cada ubicación.
  • Una lista de los encargados de la programación de edificio asignados a cada ubicación.
  • Una lista de los salones que se pueden programar en cada ubicación.
  • Una lista de los equipos que se pueden programar en cada ubicación.

Asignación de barrios a una ubicación

Los administradores designan los barrios que utilizan una ubicación. Al asignar un barrio a una ubicación, usted autoriza a ese barrio a programar la ubicación. Por lo general, una ubicación sólo incluye los barrios que asisten a ese edificio. La lista predeterminada de Unidades que usan esta ubicación incluye todas las unidades de una estaca. Elimina las unidades que no utilicen una ubicación. Tenga en cuenta que la estaca está autorizada a programar todas las ubicaciones. Los administradores también agregan unidades que no pertenecen a tu estaca y que utilizan una ubicación. Tenga cuidado al agregar unidades, de forma que sólo agregue las unidades autorizadas para programar el edificio.

Unidades que usan esta ubicación es una lista de las unidades que utilizan la ubicación. La lista debe actualizarse para agregar o eliminar las unidades que asisten a la ubicación.

Cómo eliminar o agregar un barrio de una ubicación

Por lo general, al configurar su estaca para utilizar el programa de calendario, solo tiene que eliminar las unidades de cada ubicación que no asistan a ese edificio. Si una unidad de otra estaca asiste a su edificio, debe agregarla a la ubicación. La estaca asignada puede realizar programaciones en cualquiera de los edificios de la estaca.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Ubicaciones y salones.
  2. En la columna Ubicaciones, expanda una ubicación haciendo clic en ella.
  3. Para eliminar una unidad, haga clic en la X situada a la derecha de la unidad que desee eliminar.
  4. Para agregar una unidad, haga clic en Agregar unidad a la ubicación. Comience a escribir el nombre de la unidad que desee agregar. Marque la casilla de verificación de cada unidad que vaya a agregar. Luego haga clic en Agregar para guardar los cambios.

1. Comience a escribir el nombre de la unidad que desee agregar. 2. Marque la casilla de verificación que aparece junto a la unidad que vaya a agregar. 3. Haga clic en Agregar para guardar la nueva unidad.

Configuración de ubicaciones

Una vez que haya asignado las unidades correspondientes a la ubicación, tendrá que configurar la ubicación y habilitarla para que los editores que creen eventos puedan programarla.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Ubicaciones y salones.
  2. En la columna Ubicaciones de la izquierda, seleccione la ubicación que desee modificar haciendo clic en ella. Luego haga clic en Editar.
  3. Actualice el nombre y la descripción, según sea necesario. El nombre debe ser breve y reconocido por los miembros de la estaca. Usted puede cambiar, y por lo general así se hace, el nombre de los edificios configurados por Propiedades. ¡Advertencia! Evite nombres generales como “Centro de estaca” si su estaca comparte edificios con otra estaca. Debe ser más específico para evitar que se programen eventos en el edificio equivocado.
  4. Seleccione la zona horaria de la ubicación.
  5. En la sección Encargados de la programación de edificio, haga clic en Agregar encargado de la programación.
  6. Seleccione el nombre de la unidad y comience a escribir el apellido del encargado de la programación de edificio. Seleccione el nombre del encargado de la programación de edificio y luego haga clic en Agregar para guardar los cambios. Puede agregar varios encargados de la programación de edificio. Si finalmente hay varios encargados de la programación de edificio en la lista (quizás haya incluso un líder de estaca), seleccione el encargado de la programación de edificio principal para que aparezca en primer lugar, haciendo clic en el nombre. De esta forma, el nombre aparecerá en primer lugar en la lista de contactos que visualizarán los usuarios.
  7. En la columna Salas y equipo, seleccione la opción Elija los salones de este lugar para su programación. Luego compruebe los salones disponibles en esta ubicación.
  8. Para agregar otros salones o equipos que se puedan programar, haga clic en Agregar, que aparece a la derecha de Salones y equipos adicionales. Ingrese el nombre del salón o del equipo. Haga clic en Agregar para guardar.
  9. Una vez configurada la ubicación, marque la casilla de verificación Esta ubicación puede ser programada por barrios y estacas para permitir que se programe esa ubicación.
  10. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

En la sección correspondiente al encargado de la programación de edificio, haga clic en Agregar encargado de la programación (programador).

1. Seleccione la unidad del encargado de la programación. 2. Comience a escribir el apellido del encargado de la programación. Seleccione el nombre del encargado de la programación. 3. Haga clic en Agregar para guardar.

En la columna Salas y equipo, seleccione la opción Elija los salones de este lugar para su programación. A continuación, marque las casillas de verificación que aparezcan junto a los salones que se pueden programar en esa ubicación. Si desea agregar un salón o un equipo que no aparezca en la lista: 1. Haga clic en Agregar. 2. Ingrese el nombre del salón o del equipo. 3. Haga clic en Agregar para guardar los cambios.

Cómo agregar una ubicación

Es posible que las estacas tengan ubicaciones que no sean edificios, como un pabellón, un campo deportivo o una propiedad de recreo, que se pueden programar. Puede crear una ubicación que las unidades de su estaca puedan programar, así como las unidades de otras estacas. También debe crear un calendario para la ubicación.

¡Advertencia! No debe crear ubicaciones de edificios que sean de propiedad de la Iglesia. Los edificios son agregados automáticamente al programa de calendario en un plazo de 30 días a partir de la creación o la modificación de una estaca, o cuando se empieza a utilizar un nuevo edificio. Si las ubicaciones correctas no aparecen una vez transcurridos 30 días (o para agilizar el proceso), comuníquese con el grupo de administración de propiedades. Si ha creado una ubicación para un edificio, se generaría una ubicación duplicada. Las ubicaciones duplicadas deben eliminarse. No puedes eliminar las ubicaciones configuradas por Propiedades.

Para crear una ubicación:

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Ubicaciones y salones.
  2. En la columna izquierda, haga clic en Agregar una ubicación.
  3. A continuación, siga el resto de los pasos anteriores para configurar las ubicaciones.
  4. Cree un calendario para la ubicación y asigne el editor o el encargado de la programación de edificio correspondiente.

Cómo agregar o eliminar un encargado de la programación de edificio de una ubicación

A medida que se llama y releva a los encargados de la programación de edificio, siempre debe mantener actualizadas las asignaciones.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Ubicaciones y salones.
  2. En la columna Ubicaciones de la izquierda, haga clic en la ubicación a la cual se asignará al encargado de la programación de edificio. Luego haga clic en Editar.
  3. En la sección Encargados de la programación de edificio, haga clic en Agregar encargado de la programación.
  4. Seleccione la unidad a la que pertenezca el encargado de la programación de edificio y comience a escribir el apellido. Seleccione el nombre del encargado de la programación de edificio y luego haga clic en Agregar para guardar los cambios.
  5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Para eliminar un encargado de la programación de edificio:

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Ubicaciones y salones.
  2. En la columna Ubicaciones de la izquierda, haga clic en la ubicación de la cual se eliminará al encargado de la programación de edificio. Luego haga clic en Editar.
  3. En la sección Encargado de la programación de edificio, haga clic en la X que aparece junto al nombre del encargado de la programación de edificio.
  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Eliminación de una ubicación

Si una ubicación de estaca deja de estar disponible para programarla, se puede eliminar para evitar que se programe. Es posible que se haya creado una ubicación duplicada. Si es así, hay que eliminar la ubicación duplicada. No puede eliminar una ubicación creada por el grupo de administración de propiedades. Si algún evento del calendario utiliza una ubicación que se elimina, la ubicación de esos eventos cambiará a No hay ubicación.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Ubicaciones y salones.
  2. En la columna Ubicaciones de la izquierda, seleccione la ubicación que desee eliminar haciendo clic en ella. Luego haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Eliminar.

Haga clic en el botón Eliminar para eliminar una ubicación.