Configuración y administración de los calendarios de estaca

Última actualización: 9 de marzo de 2016 11:12

Administración de los calendarios de estaca

Inicialmente, el programa de calendario crea la mayor parte de los calendarios y los editores correspondientes que una estaca necesita. Cuando el primer administrador de estaca inicia sesión en el programa de calendario, se le invitará a realizar la configuración inicial. Si omite esa tarea, la podrá efectuar más adelante seleccionando Configuración inicial en el menú de configuración . Se tendrán que activar todos los calendarios de estaca predeterminados. Los administradores de estaca también pueden crear otros calendarios de estaca, según sea necesario. Los líderes de estaca deben decidir cuántos calendarios desean mantener en la estaca. Por lo general, a este nivel se necesitan menos calendarios. Es posible que la estaca quiera comenzar sólo con uno, el calendario de estaca. Pero si el programa de calendario se utiliza con más frecuencia, es posible que los miembros quieran ser más selectivos con las opciones que se visualicen y que las organizaciones auxiliares de estaca quieran administrar sus propios calendarios. Una cantidad excesiva de calendarios hace que a los usuarios les resulte difícil decidir lo que desean seleccionar. Se debe lograr un equilibrio. Los administradores de estaca son editores de calendario de todos los calendarios de estaca. Se recomienda que consulten a los editores de calendario de estaca asignados antes de modificar un evento existente o de agregar un evento a un calendario. A la hora de asignar nombres a los calendarios, indique que se trata de un calendario de estaca para distinguirlo de los calendarios de barrio.

Calendarios públicos y privados

La mayor parte de los calendarios de su estaca serán públicos. Los calendarios de estaca públicos pueden ser vistos por todas las personas de la estaca, pero sólo pueden ser modificados por los editores o administradores de los calendarios de estaca.

Los calendarios de estaca privados sólo pueden ser vistos por los miembros que hayan sido autorizados específicamente. Por ejemplo, el calendario privado del presidente de estaca puede configurarse de forma que solo lo puedan ver el presidente de estaca y el secretario ejecutivo. Los calendarios privados pueden tener editores y visualizadores. Un visualizador puede ver el calendario, pero no puede modificar los eventos del calendario. Los calendarios privados no pueden ser vistos por los administradores de calendario a menos que se les haya agregado como visualizadores o editores del calendario privado.

Estado de los calendarios de estaca

Los calendarios individuales pueden tener el estado Activo, Inactivo o Eliminado. El estado normal de un calendario es Activo. Si el estado del calendario es Inactivo, no se puede utilizar ni ver. La eliminación de un calendario desplaza el calendario a la Lista de calendarios eliminados, de la que se suprime una vez transcurridos 14 días. Puedes restaurar un calendario de la Lista de calendarios eliminados en cualquier momento antes de que finalice el período de 14 días.

Lista de ejemplos de calendarios de estaca

A continuación aparece una lista de ejemplos de calendarios de estaca que un administrador de estaca puede crear. Los administradores de estaca tienen libertad para crear los calendarios que necesiten. Los nombres de los calendarios deben indicar que son calendarios de estaca. Los calendarios de estaca pueden incluir los siguientes:

  • Calendario de estaca
  • Calendario de la Sociedad de Socorro de estaca
  • Calendario de los Hombres Jóvenes de estaca
  • Calendario de las Mujeres Jóvenes de estaca
  • Calendario de la Primaria de estaca
  • Calendario de adultos solteros de estaca

Los editores de los calendarios de estaca son normalmente los líderes de las organizaciones auxiliares de estaca. Por ejemplo, los editores del calendario de la Sociedad de Socorro de estaca serían la presidenta de la Sociedad de Socorro de estaca, sus consejeras y su secretaria.

Habilitación de calendarios de estaca con la configuración inicial

Esta tarea, habitualmente se realiza una vez, para configurar inicialmente los calendarios de estaca. Esta pantalla aparece automáticamente cuando el primer administrador de estaca inicia sesión en el programa de calendario.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Configuración inicial.
  2. Si se le pide que seleccione unidades para configurar el calendario, seleccione su estaca y haga clic en Para empezar.
  3. Marque las casillas de verificación que aparezcan junto a los calendarios predefinidos que desee habilitar.
  4. Haga clic en Guardar calendarios para habilitar los calendarios seleccionados.

Creación de calendarios de estaca

Utilice esta opción para crear calendarios adicionales después de la configuración inicial.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. En la esquina superior derecha, haga clic en Crear calendario.
  3. Complete los campos Nombre y Descripción del calendario. El nombre debe ser breve. Incluya “Estaca” en el nombre del calendario.
  4. En el cuadro desplegable Quién puede ver este calendario, seleccione la visibilidad de su calendario: Toda la unidad: todas las personas de la estaca pueden ver el calendario. Privado: nadie puede ver el calendario a menos que se le haya agregado como editor o visualizador del calendario.
  5. En la sección Este calendario es para, seleccione el nombre de su estaca.
  6. Haga clic en Agregar nuevo permiso, en la esquina inferior derecha, para agregar los editores del calendario.
  7. Configure la ventana Autorizaciones con la opción Ver y editar. Puede agregar editores por llamamiento o por nombre. Se recomienda encarecidamente que siempre agregue a los editores por llamamiento en lugar de por su nombre, porque no es necesario modificar las denominaciones de los llamamientos cuando se releva a los miembros. Si se agrega al editor por su nombre, cada vez que se produzca un cambio habrá que eliminar el nombre del editor anterior. Comience a escribir un nombre o un llamamiento para buscar una coincidencia. A continuación, seleccione uno de los nombres o llamamientos que aparezcan. Haga clic en Agregar para guardar los cambios
  8. Cuando se cree un calendario, la persona que lo ha creado aparece como editor con su nombre. Como práctica habitual, hay que eliminar el creador del calendario después de agregar los editores. El motivo es que un editor debe aparecer por llamamiento y, con frecuencia, el creador no desea ser editor. Elimine el creador haciendo clic en la X que aparece a la derecha del nombre.
  9. Haga clic en Guardar.

Haga clic en Agregar nuevo permiso para agregar un editor de calendario.

Configure los editores y haga clic en Guardar para guardar el calendario.

Aprobación de nuevos calendarios

Los miembros pueden enviar una solicitud de creación y uso de un nuevo calendario de estaca. Por ejemplo, un miembro del sumo consejo puede crear un calendario para programar las reuniones de misioneros. Una vez enviada la solicitud del calendario a través del sistema, el calendario debe ser aprobado por un administrador de estaca para que se pueda utilizar. Un administrador de estaca también puede denegar el calendario, que será eliminado. Una vez aprobado un calendario, aparecerá en la lista de calendarios suscritos. Cuando un calendario es aprobado o denegado, se enviará un mensaje de correo electrónico al creador del calendario. Los calendarios creados por los administradores de estaca se aprueban automáticamente.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y selecciona Calendarios.
  2. Si hay una sección de nuevos calendarios, se visualizarán los calendarios pendientes de aprobación.
  3. Seleccione una de las opciones siguientes: Aprobar o Denegar.

Edición del nombre y la descripción de un calendario de estaca

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en el nombre del calendario que desee modificar.
  3. Cambie los campos Nombre y Descripción, según sea necesario. Los calendarios de estaca deben incluir “Estaca” en el nombre.
  4. Haga clic en Guardar.

Cómo agregar y eliminar editores de calendario de estaca

Cómo agregar editores de calendario de estaca

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en el calendario al que desee agregar un editor.
  3. Haga clic en Agregar nuevo permiso en la esquina inferior derecha.
  4. Cambie la ventana Autorizaciones a Ver y editar. Seleccione Por llamamiento. Comience a escribir el llamamiento. Seleccione el llamamiento. También puede agregar un editor por su nombre. Haga clic en Agregar.
  5. Haga clic en Guardar.

1. Configure el campo Autorizaciones con la opción Ver y editar. 2. Seleccione Por llamamiento o Por nombre. 3. Comience a escribir el llamamiento o el nombre para encontrarlo. 4. Haga clic en Agregar.

Eliminación de editores de calendario de estaca

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en el calendario del cual desee eliminar un editor.
  3. Haga clic en la X que aparece en una casilla de color rosa en la parte derecha del editor.
  4. Haga clic en Guardar.

Haga clic en la X para eliminar un editor.

Modificación del estado del calendario de estaca

Los calendarios pueden tener uno de estos tres estados:

  • Estado Activo: un editor de calendario puede programar eventos en el calendario. El calendario y sus eventos se visualizan en la pantalla del calendario principal.
  • Estado Inactivo: un editor de calendario no puede programar eventos en este calendario. El calendario no aparece en la pantalla de calendario principal.
  • Estado Eliminado: el calendario se desplaza a la Lista de calendarios eliminados durante 14 días y después se elimina permanentemente. Mientras se encuentra en la lista de calendarios eliminados, el calendario se puede restaurar. Además, mientras está en la lista de calendarios eliminados, no se puede usar ni visualizar.
  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en los botones Activo o Inactivo de la derecha. El estado cambiará al otro estado.

Haga clic en la casilla Inactivo para activar el calendario.

Eliminación de un calendario de estaca

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en la X que aparece al final de la fila.
  3. El calendario se desplazará a la Lista de calendarios eliminados.

Restauración de un calendario de estaca

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en Calendarios eliminados.
  3. Haga clic en Restaurar calendario.

Haga clic en Restaurar calendario.