Консолидированная финансовая декларация для кольев
Политика и принципы
Колья и округа, использующие программу «Church Unit Banking Services» (CUBS) ежемесячно получают Консолидированную финансовую декларацию. Она отправляется в электронном формате MLS в первую неделю каждого нового месяца. В данном отчете представлены все текущие расходы каждого из приходов или небольших приходов (разбитые по категориям), а также балансовый отчет расчетного счета кола.
Общая структура
Консолидированная финансовая декларация состоит из:
- Объединенная сводка - данная страница содержит номер церковного подразделения кола, ФИО и адрес президента кола, а также текущую дату соответствующей отчетности. В ней также представлена консолидированная финансовая сводка кола и подотчетных ему подразделений, разбитая по соответствующим финансовым категориям.
- Вопросы по неотложным делам - данная страница перечисляет вопросы по неотложным делам. Это могут быть неучтенные финансовые операции или перерасходованные средства фонда. Президент и секретарь кола должны расписаться на данной странице.
- Сводка по миссионерам прихода - данный раздел помимо ФИО каждого из миссионера содержит сведения о том, насколько успешно выполняются финансовые обязательства семьями миссионеров или их спонсорами в рамках единой системы оплаты расходов на их служение.
- Ежемесячная сводка - данный раздел содержит данные о первоначальном балансе, поступлениях, расходах, перечислениях, а также конечный баланс по соответствующим категориям (десятина, пожертвования от поста, приходской фонд миссионерской работы и т.д.) для каждого прихода. В разделе также представлены детальное описание расходов, связанных с использованием пожертвований от поста, включая ФИО его реципиентов.
- Раздел расходований из фонда пожертвований от поста - отображает в деталях ежемесячные расходы по каждой из осуществленных выплат.
Объединенная сводка
В каждой финансовой категории есть своя строка отслеживаемая системой MLS . Также в сводке представлена строка по возмещенным расходам. Каждая строка содержит выкладку по общим суммам прихода, приплюсованным к суммам кола. Там также представлен первоначальный баланс, поступления, расходы, перечисления и конечный баланс.
Практические вопросы
Практические вопросы разделены на типы соответствующих наименований. Например «Незарегистрированные финансовые операции» или «Перерасходованные фонды». Все наименования перечислены в алфавитном порядке по соответствующим приходам. Например, незарегистрированной финансовой операцией может быть утерянный депозит. На данной странице представлена инструкция для президентов кольев и секретарей о незамедлительных действиях относительно всех утерянных депозитов или финансовых отчетов по истечению 30 дней. В соответствии с данной инструкцией кол должен предпринимать мониторинг таких ситуаций в приходах (по истечению 60 дней) и отслеживать ход их устранения в приходах. Это позволяет колу эффективно отслеживать и решать такого рода вопросы.
Сводка по миссионерам приходов
Сводка по миссионерам приходов перечисляет в алфавитном порядке кол и соответствующие приходы. Под названием каждого подразделения представлены строки с данными о приходском фонде миссионерской работы и соответствующими подкатегориями. Большинство подкатегорий представляют собой имена миссионеров на миссии полного дня в рамках единой системы оплаты расходов на их служение. Имена вносятся в систему MLS Миссионерским Департаментом. При правильном использовании подкатегории секретарями в регистрировании поступающих пожертвований от родителей или родственников для соответствующих миссионеров, президенту кола не составит труда видеть полную картину исполнения финансовых обязательств спонсоров.
Каждая строка содержит данные о начальном балансе, поступлениях, расходах, перечислениях и конечном балансе (в отдельном столбце). Суммы в минусовом выражении отображаются в круглых скобках. Например четыреста долларов ежемесячной суммы, снятой Главным управлением в качестве ежемесячного миссионерского платежа, отображаются следующим образом: (400.00).
Ежемесячная сводка
Существует ежемесячная сводка для кола и соответствующих приходов и небольших приходов. Подразделения представлены в алфавитном порядке. В отчете представлена строка по каждой из основных финансовых категорий отслеживаемых системой MLS . Также представлена строка для любых возмещенных расходов. Однако в сводке кола представлены исключительно три категории (приходской фонд миссионерской работы, бюджет и другие), а также строка по возмещенным расходам. Каждая строка включает в себя данные о начальном балансе, поступлениях, расходах, перечислениях и конечном балансе.
Расходы из фонда пожертвований от поста
Снизу ежемесячной сводки по каждому из приходов представлен раздел с данными о ежемесячных расходах из фонда пожертвований от поста. Каждому расходованию средств присвоен идентификационный номер (номер чека), дата чека, сумма чека и ФИО получателя платежа. Внизу указано ФИО получателя помощи из фонда пожертвования от поста с соответствующим кодом (медицинские расходы, расходы на жилье и т.д.) а также цель данного расходования средств.
Данный раздел сводки помогает президенту кола отлеживать использование фондов пожертвования от поста в коле. Он служит в качестве справочного документа во время регулярных собеседований с епископами .
