Aprobar un informe de gastos—Vista clásica

Última actualización: 6 de septiembre de 2018 09:13

Normas y principios

Las tarjetas comerciales emitidas por la Iglesia son para ser usadas exclusivamente para gastos comerciales. No se permite el uso personal de tarjetas emitidas por la Iglesia. Los viajeros que esperan incurrir en gastos de viaje al menos una vez cada 18 meses deben utilizar una tarjeta de crédito emitida por la Iglesia siempre que sea posible. Cuando una tarjeta de crédito emitida por la Iglesia está disponible, el uso de una tarjeta de crédito personal para compras relacionadas con la Iglesia no está aprobado. De acuerdo con las normas del departamento y de recursos humanos, los titulares de tarjetas son responsables de la revisión y conclusión, en su debido momento, de los informes de gastos y del envío de la documentación de los recibos de respaldo de todas las transacciones hechas con tarjeta. El retraso en la conclusión de los informes de gastos de tarjeta y el envío de recibos ocasionará la suspensión o cancelación de la tarjeta. El titular de la tarjeta es responsable de enviar o conservar la documentación original de recibos de respaldo de todas las transacciones con tarjeta, según las normas del departamento. Las tarjetas se devuelven a la Iglesia cuando ya no sean necesarias para los asuntos de la Iglesia.

Por lo menos una vez al mes, el titular de la tarjeta reconcilia la actividad de la tarjeta y los recibos de la documentación con el sistema de informe CARD para verificar que todas las transacciones sean exactas y legítimas. Los informes de gastos se preparan y envían conforme a las normas y los procedimientos del departamento al menos una vez al mes. El contralor local podría determinar que se requieran envíos de revisiones e informes de gastos con más frecuencia.

Para los viajeros de la fuerza laboral de la Iglesia, los costos de los pasajes aéreos se cargan a la cuenta de viajes central corporativa que mantiene el Área o la oficina de viajes de las Oficinas Generales de la Iglesia.

Las transacciones con tarjeta de crédito, así como las transacciones de reembolso, ingresan al flujo del proceso de aprobación en CARD cuando el titular de la tarjeta, o un representante del titular, crea y envía un informe de gastos. Una vez que el informe de gastos se envía a la persona responsable de dar la aprobación, ella debe consultar el recibo de cada transacción (el recibo original o una copia escaneada) para confirmar si cada transacción es un gasto del negocio válido y para confirmar que la transacción se anota en la cuenta de gastos correcta.

Las siguientes instrucciones corresponden a la vista clásica de PeopleSoft. Nota importante: Si usted aprueba que los titulares de la tarjeta dividan las transacciones individuales en varios renglones de detalles, complete sus aprobaciones mediante esta vista.

Aprobar un informe de gastos 

En la página de inicio, haga clic en Church Financial Information [Información Financiera de la Iglesia] para que se le dirija a la vista clásica.

Haga clic en Main Menu [Menú principal], Travel and Expenses [Viajes y gastos], Approve Transactions [Aprobar transacciones] y Approve Transactions [Aprobar transacciones].

En la lista de informes de gastos, haga clic en el gasto que vaya a revisar.

Se le dirigirá a la página de resumen de gastos. Para ver la lista detallada de transacciones, haga clic en Expense Details [Detalles de gastos]. 

Para ver todos los detalles de las transacciones, incluidos los códigos contables, haga clic en Expand All [Expandir todo].

En esta vista ampliada, puede ver la fecha de la transacción, el tipo de gasto, la descripción (el comentario sobre la transacción ingresado por el titular de la tarjeta), el importe en la moneda original, la moneda, el recibo adjunto (el signo más significa que no se ha adjuntado ningún recibo), el tipo de pago, el nombre del vendedor y los detalles contables (incluidos varios renglones contables para las transacciones divididas). Tenga en cuenta que en la sección Accounting Details [Detalles contables], el campo Amount [Importe] corresponde al equivalente en dólares estadounidenses, y el campo Monetary Amount [Importe monetario] corresponde al importe en la moneda original.

Si se ha adjuntado un recibo, puede hacer clic en el ícono del clip para ver el archivo adjunto.

Haga clic en el nombre del archivo para abrir el documento adjunto.

Una vez que haya confirmado si cada transacción es un gasto del negocio válido, haya consultado el recibo (el original o una copia escaneada) y haya confirmado el importe y los códigos contables, estará listo para asignar un estado al informe.

Haga clic en Summary and Approve [Resumen y aprobar].

Para aprobar el informe, haga clic en Approve [Aprobar]. 

Una vez que la persona responsable de dar la aprobación haya enviado el informe de gastos aprobado, el informe ya no se podrá modificar. Las transacciones de los informes de gastos aprobados se cargan al libro mayor cada día laborable.

Haga clic en OK [Aceptar].

La persona responsable de dar la aprobación puede denegar un informe de gastos. Si se deniega una transacción de tarjeta de crédito, esa transacción vuelve a la cartera del titular de la tarjeta y se tendrá que incluir en otro informe de gastos. Si se deniega una transacción de uso de dinero en efectivo, esa transacción se elimina.

Para denegar un informe de gastos, ingrese un comentario y haga clic en Deny [Denegar].

Haga clic en OK [Aceptar].

Hay dos estados temporales que la persona responsable de dar la aprobación puede asignar: Devolver y Retener. La característica Devolver envía el informe completo de nuevo al titular de la tarjeta y permite que este modifique el informe y vuelva a enviarlo. La característica Retener pone el informe en estado de espera y no permite modificaciones.

Para devolver un informe, haga clic en Send Back [Devolver].

Haga clic en OK [Aceptar].

Para retener un informe, haga clic en Hold [Retener].

Haga clic en OK [Aceptar].

Una vez que un informe se ha retenido, únicamente la persona responsable de dar la aprobación que haya realizado la retención puede cambiar el estado de ese informe. Esto se lleva a cabo simplemente seleccionando otro estado: Approve [Aprobar], Deny [Denegar] o Send Back [Devolver] (véanse las instrucciones de la parte superior).