Aprobar un informe de gastos—Vista fluida

Última actualización: 6 de septiembre de 2018 09:14

Normas y principios

Las tarjetas comerciales emitidas por la Iglesia son para ser usadas exclusivamente para gastos comerciales. No se permite el uso personal de tarjetas emitidas por la Iglesia. Los viajeros que esperan incurrir en gastos de viaje al menos una vez cada 18 meses deben utilizar una tarjeta de crédito emitida por la Iglesia siempre que sea posible. Cuando una tarjeta de crédito emitida por la Iglesia está disponible, el uso de una tarjeta de crédito personal para compras relacionadas con la Iglesia no está aprobado. De acuerdo con las normas del departamento y de recursos humanos, los titulares de tarjetas son responsables de la revisión y conclusión, en su debido momento, de los informes de gastos y del envío de la documentación de los recibos de respaldo de todas las transacciones hechas con tarjeta. El retraso en la conclusión de los informes de gastos de tarjeta y el envío de recibos ocasionará la suspensión o cancelación de la tarjeta. El titular de la tarjeta es responsable de enviar o conservar la documentación original de recibos de respaldo de todas las transacciones con tarjeta, según las normas del departamento. Las tarjetas se devuelven a la Iglesia cuando ya no sean necesarias para los asuntos de la Iglesia.

Por lo menos una vez al mes, el titular de la tarjeta reconcilia la actividad de la tarjeta y los recibos de la documentación con el sistema de informe CARD para verificar que todas las transacciones sean exactas y legítimas. Los informes de gastos se preparan y envían conforme a las normas y los procedimientos del departamento al menos una vez al mes. El contralor local podría determinar que se requieran envíos de revisiones e informes de gastos con más frecuencia.

Para los viajeros de la fuerza laboral de la Iglesia, los costos de los pasajes aéreos se cargan a la cuenta de viajes central corporativa que mantiene el Área o la oficina de viajes de las Oficinas Generales de la Iglesia.

Las transacciones con tarjeta de crédito, así como las transacciones de reembolso, ingresan al flujo del proceso de aprobación en CARD cuando el titular de la tarjeta, o un representante del titular, crea y envía un informe de gastos. Una vez que el informe de gastos se envía a la persona responsable de dar la aprobación, ella debe consultar el recibo de cada transacción (el recibo original o una copia escaneada) para confirmar si cada transacción es un gasto del negocio válido y para confirmar que la transacción se anota en la cuenta de gastos correcta.

Las siguientes instrucciones corresponden a la vista fluida de PeopleSoft. Nota importante: La vista fluida no permite que la persona responsable de dar la aprobación vea varios renglones divididos, si el titular de la tarjeta las ha enviado. Si usted aprueba que los titulares de tarjeta dividan las transacciones individuales en varios renglones con detalles, complete sus aprobaciones mediante la vista clásica de PeopleSoft.

Aprobar un informe de gastos 

En la pantalla Card Services [Servicios de tarjeta], haga clic en Approvals [Aprobaciones].

En la lista de informes de gastos, haga clic en el gasto que vaya a revisar.

Revise cada transacción de la sección Lines [Renglones] haciendo clic en cualquier lugar de la fila de la transacción. La fila de la transacción incluye la fecha de la transacción, el tipo de gasto, el nombre del vendedor, el tipo de pago, el importe de la transacción, la moneda de la transacción, los códigos contables y la nota de la transacción, tal como los haya ingresado el titular de la tarjeta.

Al hacer clic en una fila de la transacción, se le dirigirá a la pantalla Approval Line Detail [Detalle del renglón de aprobación]. Si el titular de la tarjeta ha adjuntado un recibo al nivel del renglón, haga clic en View Attachments [Ver archivos adjuntos] para acceder al vínculo del documento.

Haga clic en el nombre del archivo para abrir el documento adjunto.

Haga clic en Back to Header [Volver al encabezado] para volver al resumen de informes.

Haga clic en la transacción siguiente para realizar el mismo proceso con cada transacción del informe.

Una vez que haya confirmado si cada transacción es o no un gasto del negocio válido, haya consultado el recibo (el original o una copia escaneada) y haya confirmado el importe y los códigos contables, estará listo para asignar un estado al informe.

Para aprobar el informe, seleccione las transacciones marcando la casilla de verificación de la fila del encabezado y luego haga clic en Approve [Aprobar]. 

Ingrese comentarios de la persona responsable de dar la aprobación, si lo desea, y haga clic en Submit [Enviar]. Una vez que la persona responsable de dar la aprobación haya enviado el informe de gastos aprobados, el informe ya no se podrá modificar. Las transacciones de los informes de gastos aprobados se cargan al libro mayor cada día laborable.

La persona responsable de dar la aprobación puede denegar un informe de gastos. Si se deniega una transacción de tarjeta de crédito, esa transacción vuelve a la cartera del titular de la tarjeta y se tendrá que incluir en otro informe de gastos. Si se deniega una transacción de uso de dinero en efectivo, esa transacción se elimina.

Para denegar un informe de gastos, seleccione las transacciones marcando la casilla de verificación de la fila del encabezado y luego haga clic en Deny [Denegar]. 

Escriba los comentarios de la persona responsable de dar la aprobación y haga clic en Submit [Enviar].

Hay dos estados temporales que la persona responsable de dar la aprobación puede asignar: Retroceder y Retener. La característica Retroceder devuelve el informe completo al titular de la tarjeta y permite que este modifique el informe y vuelva a enviarlo. La característica Retener pone el informe en estado de espera y no permite modificaciones.

Para hacer retroceder el informe, seleccione las transacciones marcando la casilla de verificación de la fila del encabezado y luego haga clic en More [Más] y, a continuación, en Pushback [Retroceder].

Nota importante: La característica Retroceder devuelve todas las transacciones incluidas en el informe, aunque la persona responsable de dar la aprobación haya aprobado algunas transacciones del informe por artículo de renglón.

Escriba los comentarios de la persona responsable de dar la aprobación y haga clic en Submit [Enviar].

Para retener el informe, seleccione las transacciones marcando la casilla de verificación de la fila del encabezado y luego haga clic en More [Más] y, a continuación, en Hold [Retener]. 

Escriba los comentarios de la persona responsable de dar la aprobación y haga clic en Submit [Enviar].

Una vez que un informe se ha retenido, únicamente la persona responsable de dar la aprobación que haya realizado la retención puede cambiar el estado de ese informe. Esto se lleva a cabo simplemente seleccionando otro estado: Approve [Aprobar], Deny [Denegar] o Pushback [Retroceder] (véanse las instrucciones de la parte superior).