Transacciones de tarjetas

Última actualización: 10 de diciembre de 2018 15:53

Normas y principios

En algunas áreas de la Iglesia se ha autorizado a unidades específicas a usar tarjetas bancarias para pagar algunos gastos financieros de la unidad. El obispo o presidente de rama debe aprobar todos los gastos. 

Cuando el obispo o presidente de rama revisa los gastos y otros documentos en la pestaña Revisar los gastos, indica que considera que el gasto es apropiado y conforme con las pautas de la Iglesia. 

Los líderes y secretarios no deben aprobar el gasto sin revisar minuciosamente tanto el gasto como la documentación de apoyo.

Procedimientos financieros de LCR

A continuación se indican los procedimientos más habituales para registrar, aprobar, revisar y supervisar las transacciones de tarjetas de su unidad. Los procedimientos que usted emplee podrían ser un poco diferentes. Si tuviera preguntas, comuníquese con la oficina local de administración.

Para empezar a ingresar transacciones o a revisar las transacciones recibidas del banco, seleccione el elemento de menú denominado Gastos; a continuación, se le dirigirá la pestaña Transacciones de tarjetas.

Pestaña Transacciones de tarjetas

La pestaña Transacciones de tarjetas muestra dos secciones: Transacciones de cajeros automáticos y Transacciones de puntos de venta. También aparece un indicador del número de transacciones de cada tipo que se han producido durante el período seleccionado. De manera predeterminada, el sistema mostrará las transacciones de los últimos quince días. Al seleccionar el indicador, aparecerán las transacciones correspondientes. También se podría seleccionar un número de días definido por el usuario.

El campo Buscar se facilita para ayudar a buscar transacciones concretas. Al hacer clic en el botón Borrar se eliminan los términos de búsqueda. 

La sección Transacciones de tarjetas de las Transacciones de cajeros automáticos muestra la información siguiente: 

  • FUENTE: El nombre del banco que ha procesado la transacción
  • TITULAR DE TARJETA: El nombre del titular de la tarjeta
  • FECHA DE TRANSACCIÓN: La fecha de la transacción
  • FECHA DE PUBLICACIÓN: La fecha de procesamiento de la compra por el banco
  • REFERENCIA: El identificador de transacción bancaria que se usa para buscarla
  • DESCRIPCIÓN: El nombre del vendedor o la descripción que el banco hace de la transacción
  • MONTO DE LA TARJETA: El monto de la transacción

La sección Transacciones de tarjetas de las Transacciones de puntos de venta presenta una columna más que la sección Transacciones de cajeros automáticos:

  • ESTADO: Indica si hay que registrar un recibo o si ya se ha registrado:
    • Registrar: El usuario selecciona Registrar y se le dirige a la pantalla Entrada de gasto del menú Gasto para completar el registro de esa transacción.
    • Registrada: La transacción se ha registrado correctamente en la pantalla Entrada de gasto.

Nota: La transacción se debe registrar completamente y guardar, o se debe cancelar. Una transacción no se puede registrar parcialmente y luego “guardarla” para finalizarla más adelante.

Panel Saldo de la tarjeta

El panel Saldo de la tarjeta presenta un resumen de los gastos de la unidad no comunicados (si los hubiera). El panel Saldo de la tarjeta muestra tres montos:

  • Saldo actual de la tarjeta: el monto calculado de las transacciones de la tarjeta que la unidad no ha registrado.
  • Pendiente de aprobación: un enlace a la pestaña Aprobar gastos del menú Gasto, que presenta una lista de las transacciones que se tienen que aprobar. Cada transacción debe ser aprobada por separado por dos personas autorizadas para ello.
  • Saldo de tarjeta ajustado: El saldo de tarjeta previsto si se han aprobado las transacciones comunicadas en la pestaña Gastos aprobados.

Depositar el exceso de efectivo

En la pantalla Depositar el exceso de efectivo, un líder o un secretario pueden registrar los depósitos del dinero no utilizado después de usar la tarjeta. Ingrese el monto depositado y luego haga clic en el botón Guardar.

Dos personas autorizadas deben aprobar la transacción. Al hacer clic en el botón Cancelar se detiene el proceso de depósito.

Una vez obtenidas las dos aprobaciones, aparecerá un mensaje que le pedirá que imprima el informe de depósitos. 

A continuación, el saldo de la tarjeta se actualizará con el monto depositado. El líder y el secretario realizan el depósito siguiendo las mismas pautas que con los depósitos de donativos.

Mensajes de aviso

Cuando una unidad tiene transacciones de tarjetas bancarias no comunicadas que superan los montos máximos de acuerdo con los criterios de saldo de las tarjetas, límites de tarjetas y días de límite superado, el sistema muestra uno de estos mensajes de aviso encima de las pestañas de Gasto, por medio del widget de saldo de tarjetas.

Aviso 1:

La tarjeta asignada a su unidad se ha suspendido.

Aviso 2:

La tarjeta asignada a su unidad se suspenderá si el saldo de la tarjeta no se reduce a $X en X día(s).

Resolución de los mensajes de aviso

Para resolver estos avisos, registre el gasto en la pestaña Transacciones de tarjetas.