Crear un informe de gastos

Última actualización: 22 de agosto de 2017 10:13

Normas y principios

Las tarjetas comerciales emitidas por la Iglesia son para ser usadas exclusivamente para gastos comerciales. No se permite el uso personal de tarjetas emitidas por la Iglesia. Los viajeros que esperan incurrir en gastos de viaje al menos una vez cada 18 meses utilizan una tarjeta de crédito emitida por la Iglesia siempre que sea posible. Cuando una tarjeta de crédito emitida por la Iglesia está disponible, el uso de una tarjeta de crédito personal para compras relacionadas con la Iglesia no está aprobado. Los titulares de tarjetas tienen la responsabilidad de revisar y completar el informe de gastos de manera oportuna, de acuerdo con las normas departamentales y de recursos humanos y para enviar la documentación de recibos como respaldo de todas las transacciones con tarjeta. La conclusión tardía de los informes de gastos de tarjeta y el envío tardío de recibos tendrá como resultado la suspensión o cancelación de la tarjeta. El titular de la tarjeta es responsable de enviar o conservar la documentación de recibos de respaldo original para todas las transacciones con tarjeta según las normas departamentales. Las tarjetas se devuelven a la Iglesia cuando ya no sean necesarias para los asuntos de la Iglesia. 

Por lo menos una vez al mes, el titular de la tarjeta reconcilia la actividad de la tarjeta y los recibos de la documentación con el sistema de informe CARD para verificar que todas las transacciones sean exactas y legítimas. Los informes de gastos se preparan y envían conforme a las normas y los procedimientos departamentales al menos una vez al mes. El contralor local podría determinar que se requieran envíos de revisiones e informes de gastos con más frecuencia.

Para los viajeros de la fuerza laboral de la Iglesia, los costos de los pasajes aéreos se cargan a la Cuenta de viajes central corporativa que mantiene el Área o la oficina de viajes de las Oficinas Generales de la Iglesia.

Las transacciones con tarjeta de crédito, así como las transacciones de reembolso, ingresan al flujo del proceso de aprobación en CARD por medio de un informe de gastos. Usted creará un informe de gastos y agregará las transacciones con tarjeta de crédito y, si fuera necesario, las transacciones de gastos extras al informe de gastos. Cuando envíe el informe, este irá a la persona encargada de la aprobación.

Las siguientes instrucciones son para la vista Fluid en PeopleSoft.

Crear un informe de gastos

Desde la pantalla Card Services [Servicios de tarjeta], haga clic en Expenses [Gastos].

Haga clic en el mosaico Create Expense Report [Crear informe de gastos].

Seleccione el propósito del asunto apropiado en el menú desplegable (la configuración predeterminada será “Monthly Expenses” [Gastos mensuales] y está bien conservarlo como predeterminado). Ingrese una descripción (por ejemplo: “Conferencia de julio de 2017”).

No es obligatorio adjuntar recibos en CARD, pero es una práctica recomendada. Sin embargo, aun cuando se adjunten los recibos en CARD, se debe conservar el recibo original. Si desea adjuntar recibos en el nivel de encabezado, haga clic en Attach Receipt [Adjuntar recibo]. Eso le permitirá adjuntar los recibos al informe de gastos en lugar de a cada transacción individual (la opción de adjuntar recibos a nivel de transacción se detallará a continuación).

Haga clic en Add Attachment [Agregar adjunto].

Haga clic en My Device [Mi dispositivo]. Localice el documento del recibo guardado, resáltelo y haga clic en Open [Abrir].

Haga clic en Upload [Cargar].

Haga clic en Done [Terminado] cuando la carga esté completa.

Haga clic en Done [Terminado].

Si prefiere asignar los mismos códigos contables a todas las transacciones que agregará al informe de gastos, podrá actualizar la configuración predeterminada de los códigos contables en el nivel de encabezado. Puede actualizar cada campo de código contable en el nivel de encabezado, excepto la cuenta. La cuenta se asigna según la categoría de gasto y solo puede editarse dentro de la cartera o a nivel de transacción. Para editar los códigos contables a nivel de encabezado, haga clic en Accounting Defaults [Códigos contables predeterminados].

Haga clic en Show All [Mostrar todos].

Edite los campos correspondientes (ya sea ingresando el valor o utilizando el icono de lupa). Haga clic en Done [Terminado].

Usted ha creado correctamente un informe de gastos y ahora está listo para agregar las transacciones al informe.

Agregar transacciones de cartera

Las transacciones con tarjeta de crédito se importan a CARD cada día y se cargan a la cartera del titular de la tarjeta.

Para agregar transacciones de la cartera a un informe de gastos, haga clic en Add from My Wallet [Agregar desde mi cartera].

En una ventana emergente aparecerán todas las transacciones de tarjeta de crédito que se encuentran actualmente en la cartera. Marque la casilla a la izquierda de la transacción que desee agregar al informe. Cuando haya seleccionado todas las transacciones que desee agregar, haga clic en Import [Importar].

Haga clic en Update Details [Actualizar detalles] en la esquina superior derecha de la página.

Agregar un comentario a una transacción

Por lo general los comentarios que se agregan indican el motivo financiero de la compra. 

Seleccione la transacción a la que desee agregar un comentario haciendo clic en el nombre del proveedor en el lado izquierdo de la pantalla. La transacción se resaltará en verde. En la parte derecha de la pantalla, ingrese su comentario en el campo Description [Descripción]. Haga clic en Save [Guardar].

 

Adjuntar un recibo a una transacción

No es obligatorio adjuntar recibos en CARD, pero es una práctica recomendada. Sin embargo, aun cuando se adjuntan los recibos en CARD, debe conservar el recibo original. Los recibos se pueden adjuntar a nivel del encabezado de un informe de gastos o a nivel de la línea de una transacción.

Para adjuntar un recibo a una transacción individual, seleccione la transacción a la que desee adjuntar un recibo haciendo clic en el nombre del proveedor y luego en Attach Receipt [Adjuntar recibo].

Haga clic en Add Attachment [Agregar adjunto].

Haga clic en My Device [Mi dispositivo]. Localice el documento recibo guardado, resáltelo y haga clic en Open [Abrir].

Haga clic en Upload [Cargar].

Haga clic en Done [Terminado] cuando la carga esté completa.

Haga clic en Terminado.

Redistribuir una transacción

Todas las transacciones se cargarán a CARD con los códigos contables predeterminados a nivel de usuario.

Para editar los códigos contables asignados a una transacción individual, seleccione la transacción que desee editar haciendo clic en el nombre del proveedor y luego en Accounting [Códigos contables].

Haga clic en Show All [Mostrar todos] y edite los campos correspondientes (ya sea ingresando el valor o utilizando el icono de la lupa). Haga clic en Done [Terminado].

Para obtener instrucciones sobre cómo dividir una transacción, haga clic aquí.

Para ver instrucciones sobre cómo asignar en grupo las transacciones, haga clic aquí.

Enviar el informe de gastos para obtener aprobación

Una vez que se han completado todas las transacciones de gastos y edición de transacciones, el informe de gastos estará listo para enviarlo a la persona encargada para su aprobación.

Haga clic en Review and Submit [Revisar y enviar].

Confirme que la cantidad a pagar al empleado sea correcta. Si fuera necesario, haga clic en View Printable Report [Ver el informe a imprimir] para imprimir el informe de gastos (el informe se abrirá en una pestaña nueva). 

Haga clic en Submit [Enviar].

Haga clic en Submit [Enviar].

Se lo enviará a la página My Expense Reports [Mis informes de gastos]. Ha enviado correctamente el informe de gastos para su aprobación. Las transacciones aparecerán en el libro mayor tras la aprobación de la persona encargada.