Informes del uso de dinero en efectivo

Última actualización: 6 de septiembre de 2018 09:13

Normas y principios

Se prohíbe el acceso a dinero en efectivo mediante las tarjetas de crédito corporativas emitidas por la Iglesia, salvo cuando la contraloría local lo haya aprobado, caso por caso, para aquellos que residan en países fuera de Norteamérica, o viajen con frecuencia a estos países, en los que se requiere dinero en efectivo. Incluso en esos países, siempre que sea posible debe utilizarse la tarjeta para pagar las mercancías, en lugar de dinero en efectivo. Si fuera necesario, debe obtenerse moneda local por medio de retiros con la tarjeta en el país de destino. Los viajeros deben evitar hacer retiros de dinero en efectivo de la tarjeta en la moneda del país de origen para luego llevarlo al país extranjero y cambiarlo allí por moneda local (extranjera).

Se informa del dinero en efectivo que se ha retirado de una tarjeta al sistema CARD como un adelanto de efectivo para el titular de la tarjeta, en cada tipo de moneda. El adelanto de efectivo permanece pendiente como dinero en efectivo en mano emitido por la Iglesia hasta que el titular de la tarjeta indique en el sistema CARD cómo se gastó el efectivo y proporcione la documentación de recibos de respaldo. Las entradas para registrar cómo se gastó el efectivo deben hacerse por lo menos una vez al mes. Los adelantos de efectivo no pueden sumar más del monto límite mensual permitido de dinero en efectivo de la tarjeta. Los adelantos de efectivo deben conciliarse a cero al menos una vez al año.

Los titulares de tarjetas no deben retirar más dinero en efectivo de lo que se espera que sea razonablemente necesario para los fines de su viaje o asunto oficial. Al salir de un país extranjero, los viajeros deben evitar llevar con ellos moneda extranjera que no se haya gastado. La moneda debería utilizarse para gastos legítimos relacionados con el viaje de la Iglesia dentro de ese país. Antes de salir del país, el viajero podría, por ejemplo, utilizar el dinero restante en esa moneda para pagar su cuenta del hotel. Si el viajero regresa a casa con moneda extranjera que no se ha gastado, es su responsabilidad cambiar la moneda extranjera a moneda local en un banco o una agencia cambiaria de buena reputación. Por lo general, los bancos o las agencias cambiarias solo aceptarán cambiar billetes y no cambiarán monedas extranjeras. El tipo de cambio efectivo alcanzado será el monto de la moneda local cambiado por los billetes extranjero restantes. Luego, la moneda local se debe volver a depositar en la oficina de Área o en las Oficinas Generales de la Iglesia en un plazo de dos semanas a partir de la fecha de regreso de un viaje, con una entrada de depósito en el libro mayor utilizado para compensar los gastos de viaje. Luego, el adelanto de efectivo en el sistema CARD debe liquidarse a cero.

Las siguientes instrucciones corresponden a la vista fluida de PeopleSoft.

Informes del uso de dinero en efectivo

Para agregar un gasto de dinero en efectivo a un informe de gastos, haga clic en Add [Agregar].

1. Modifique la fecha utilizando el icono del calendario para que muestre la fecha de la compra.

2. Seleccione el tipo* de gasto utilizando el icono de la lupa (tenga en cuenta que hay una pestaña para los tipos de gastos usados frecuentemente y una pestaña para todos los tipos de gastos).

3. En el campo Description [Descripción], ingrese el motivo comercial de la compra.

4. El tipo de pago predeterminado será Conciliación CTM (si no es así, seleccione CTM Reconciliation [Conciliación CTM] en el menú desplegable).

5. Ingrese el importe gastado (el importe que aparece en el recibo).

6. Ingrese la moneda correcta.

7. Ingrese el nombre del vendedor, tal como aparece en el recibo.

8. Adjunte un recibo, si se requiere (consulte al administrador del grupo del Área o del departamento para averiguar si se debe adjuntar un recibo).

9. Modifique los códigos contables, según resulte necesario.

10. Haga clic en Save [Guardar].

*Su vista de pantalla cambiará según el tipo de gasto que seleccionó. Asegúrese de completar todos los campos obligatorios, que se indican con un asterisco.

Las instrucciones para adjuntar un recibo y volver a asignar los códigos contables son los mismos que para las transacciones con tarjeta de crédito (véase la página de instrucciones “Create an Expense Report” [Crear un informe de gastos]).

Nota: Puede agregar entradas de uso de dinero en efectivo haciendo clic en Add Expense [Agregar gasto] en la página del encabezado Expense Report [Informe de gastos]. A continuación, siga las instrucciones 1–9 indicadas más arriba.

Siga agregando transacciones, según resulte necesario, con una entrada de Conciliación CTM para cada recibo de pago en efectivo. Con cada transacción nueva, siga los pasos 1–10 indicados más arriba.

Enviar el informe de gastos para obtener aprobación

Haga clic en Review and Submit [Revisar y enviar] para que se le dirija a la página de resumen.

En la página de resumen, haga clic en Cash Advance [Adelanto de efectivo] para ver su saldo de efectivo pendiente en la moneda original, así como su estado de conformidad.

Esta página de resumen es una página solo de lectura y presenta los elementos siguientes:

1. Estado de conformidad y, si procede, el motivo de la falta de conformidad.

2. Approved Balance [Saldo aprobado]: incluye las transacciones de uso de dinero en efectivo solo si se ha completado la aprobación de la persona responsable.

3. Applied Balance [Saldo aplicado]: incluye todas las transacciones de uso de dinero en efectivo, sea cual sea su estado de aprobación.

4. Last Zero Out Date [Última fecha de saldo cero]: la última fecha en la que el saldo se puso a cero.

Tenga en cuenta lo siguiente: el estado de conformidad se actualiza solamente cuando el Servicio Mundial de Tarjetas ejecuta uno de los trabajos de conformidad de CTM (13.º, 20.º o Restaurar).

Haga clic en la X de la esquina superior derecha para volver a la página de resumen del informe de gastos.

Confirme que la sección de Resumen del informe de gastos es correcta. Si fuera necesario, haga clic en Print Expense Report [Imprimir informe de gastos] (el informe se abrirá en una nueva pestaña).

Haga clic en Submit [Enviar]. 

Haga clic en Submit [Enviar]. 

Se lo enviará a la página My Expense Reports [Mis informes de gastos]. Ha enviado correctamente el informe de gastos para su aprobación. Las transacciones se anotarán en el libro mayor tras la aprobación de la persona responsable.