Guía para el proceso de pedido

Última actualización: 10 de diciembre de 2018 15:53

Esta guía detalla el proceso de pedido. Incluye instrucciones para iniciar, asignar, preparar y aprobar los pedidos en el sitio web de Recursos de Bienestar.

EL PROCESO

El obispo normalmente trabaja en conjunto con la presidenta de la Sociedad de Socorro para preparar el pedido, aunque otras personas podrían participar. El obispo puede pedir a uno de sus consejeros que apruebe los pedidos cuando él no esté disponible, y otros miembros adultos del barrio pueden ayudar a la presidenta de la Sociedad de Socorro a preparar los pedidos.

El proceso abarca cuatro pasos principales.

  1. Iniciar: El obispo, uno de sus consejeros, la presidenta de la Sociedad de Socorro, u otro preparador autorizado inicia el pedido y lo asigna a un preparador, de ser necesario.
  2. Preparar: El obispo, uno de sus consejeros, la presidenta de la Sociedad de Socorro u otro preparador autorizado se reúne con el destinatario y prepara el pedido. Si el preparador no fuera parte del obispado, entonces envía el pedido para su aprobación. El obispo recibirá un mensaje de texto o de correo electrónico cuando se haya enviado un pedido, si ha optado en su configuración recibir notificaciones.
  3. Aprobar: El obispo aprueba el pedido. En su ausencia, uno de los consejeros puede dar la aprobación, pero se notificará al obispo y este aprobará el pedido más adelante (incluso si el pedido ya se ha alistado). Si el preparador y el destinatario han optado por recibir notificaciones por mensaje de texto o de correo electrónico, recibirán la notificación de la aprobación.
  4. Alistar: El destinatario o un representante autorizado alista el pedido en alguno de los almacenes del obispo, en un comercio aprobado o en una tienda de Industrias Deseret. Algunos destinatarios recogerán sus pedidos en centros de reuniones de la Iglesia ya designados.

INICIAR

1. Para comenzar un nuevo pedido, haga clic en el botón de la sección de la esquina superior derecha de la página web que corresponda al tipo de pedido que desee iniciar (la mayoría de las unidades tienen acceso al botón + Pedido de alimentos; aunque algunas además tendrán acceso al botón + Pedido de ropa/artículos del hogar, según cuáles dependencias de Bienestar se hallen disponibles en el área).

2. En el campo “Número de personas en el hogar”, ingrese la cantidad de personas que haya en la casa del destinatario. Tal cantidad debe incluir a todo visitante y persona que no sea miembro de la familia que vaya a utilizar los artículos.

3. Indique las preferencias de notificación al marcar las casillas de verificación “Texto” y/o “Correo electrónico”. Esto permitirá que el sistema notifique al destinatario cuando se apruebe el pedido. Si el destinatario no deseara recibir notificaciones o no pudiera hacerlo, seleccione Lo notificaré, y asegúrese de comunicarse con este cuando se apruebe el pedido. Comience a escribir el nombre en el campo “Destinatario”; verá que aparecen los nombres de los miembros del barrio (para ayudar a que se distinga entre los miembros que tienen el mismo nombre, se muestra la edad entre paréntesis). Haga clic en el nombre del destinatario. Si la información de contacto de este estuviera en la cédula de miembro, se llenarán los campos correspondientes automáticamente.

  • Si el nombre del destinatario no estuviese en la lista —ya fuere porque generará un pedido para alguien que no es miembro de la Iglesia o porque la cédula del miembro no está en su barrio— seleccione El destinatario no está en esta lista.
  • Tras seleccionar El destinatario no está en esta lista, el campo “Destinatario” cambiará a los campos “Nombre” y “Apellido”. Ingrese los datos en ellos.

4. Si la persona que inicia el pedido no lo preparará, debe indicar algún preparador. La presidenta de la Sociedad de Socorro se halla seleccionada de forma predeterminada, aunque el pedido podrá prepararlo cualquier persona que el obispo haya autorizado (el obispo autoriza preparadores desde “Configuración”). Los detalles pertinentes a la notificación del preparador aparecerán automáticamente en el campo de las notificaciones si se hubieran configurado; si no, la persona que inicia el pedido deberá indicarlos.

5. Cuando se haya ingresado de forma precisa toda la información, quien inicia el pedido seleccionará Asignar al preparador. El preparador recibirá una notificación (si están habilitadas las notificaciones) con instrucciones para acceder al formulario. Otra alternativa es que la persona que inicie el pedido proceda a prepararlo sin asignarlo a ningún preparador.

PREPARACIÓN

Luego de que se inicia un pedido, este se debe preparar. La preparación del pedido implica visitar al destinatario; elegir la cantidad de artículos a pedir según las instrucciones del obispo; actualizar las preferencias de notificación del destinatario si es necesario; y añadir comentarios para el aprobador e instrucciones para el almacén, el comercio o Industrias Deseret, de resultar necesario.

1. El preparador designado visita al destinatario y determina los artículos y las cantidades a pedir (para consultar instrucciones sobre la visita para conocer las necesidades de la familia, véase el Manual 2: Administración de la Iglesia, 2010, 9.6.1). El preparador puede usar un dispositivo móvil, si en la casa contaran con acceso a internet, o puede optar por imprimir el formulario iniciado y llenarlo a mano, para luego transferir la información al sitio web Recursos de Servicios de Bienestar (véase más adelante “Cómo imprimir un formulario de pedido”).

Los miembros del obispado y las presidentas de la Sociedad de Socorro podrán hallar la lista de pedidos a preparar en la sección “Pedidos en proceso” de la pestaña “Pedidos”. Para abrir el pedido, se debe hacer clic en él. Los preparadores hallarán esos pedidos en su lista de pedidos en curso.

2. Llene el formulario de pedido ingresando las cantidades de cada artículo seleccionado. Si se hubiera preparado un pedido anterior para el destinatario, los preparadores pueden usar el botón Copiar cantidades anteriores a fin de copiar las cantidades del pedido más reciente para ese destinatario. Aunque se haya realizado el pedido anteriormente, el preparador debe reunirse con el destinatario para verificar que los artículos y cantidades sean los correctos.

3. Algunos almacenes del obispo que prestan servicio a áreas geográficas muy extensas entregan los pedidos de alimentos en ubicaciones más cercanas a los destinatarios. En tales áreas, los líderes pueden seleccionar una ubicación para recoger de una lista desplegable. Si no hubiera opciones de ubicación para recoger, el pedido debe recogerse en el lugar que se especifica en el formulario.

4. Las personas que inicien y preparen el pedido pueden añadir comentarios e instrucciones para todos los que participen en la preparación y aprobación de este. Podrán ingresarse en el campo de texto “Comentarios para el preparador/aprobador”; estos se guardarán en la sección “Historial de comentarios”. Los comentarios no aparecerán en las versiones impresas del formulario de pedido.

5. El preparador o el obispo también puede ingresar comentarios destinados al destinatario y al personal. Podrán ingresarse en el campo de texto “Instrucciones para el almacén y para el destinatario”; estas aparecen en el formulario de pedido que se imprime cuando el destinatario alista el pedido.

6. Cuando el formulario del pedido está completo, el preparador selecciona Enviar para aprobación. El obispo recibirá una notificación (si ha especificado sus preferencias de notificación en “Configuración”) que indica que el pedido está listo para aprobarse.

  • Los preparadores también pueden optar por seleccionar Guardar a fin de guardar el formulario a efectos de terminarlo después. Cerrar cerrará el formulario sin guardar los cambios.

APROBAR

El obispo debe aprobar todos los pedidos. Si tiene alguna pregunta sobre el pedido, debe comunicarse con el preparador para solucionar la inquietud antes de aprobarlo.

Los consejeros del obispado pueden aprobar pedidos como medida de contingencia cuando el obispo no esté disponible, pero el obispo debe revisar y aprobar tales pedidos tan pronto como sea posible, aunque ya se hayan alistado. Para revisar y aprobar los pedidos que haya aprobado un consejero del obispado, el obispo va a la pestaña “Pedidos”, y luego busca en “Pedidos para revisar”. El obispo abrirá el pedido, lo revisará y después hará clic en Aprobar. Una vez que lo haga, el pedido ya no aparecerá en “Pedidos para revisar”.

Para aprobar los pedidos:

1. El obispo recibe una notificación (vía mensaje de texto y/o correo electrónico, si ha activado sus notificaciones) de que el pedido está listo para revisarse y aprobarse. Puede abrir el pedido en un navegador valiéndose del enlace de la notificación, o dirigiéndose a la pestaña “Pedidos” del sitio web de Recursos de Servicios de Bienestar.

  • El obispo hallará los pedidos que estén listos para su aprobación dentro de la pestaña “Pedidos”, en la sección “Pedidos en proceso”; estos estarán marcados como “Necesita aprobación”.

2. Se revisa el pedido. Para abrir el pedido, los líderes deben hacer clic en él.

3. A fin de aprobar el pedido, válgase del botón Aprobar, que está en la parte inferior de la página.

  • Ante inquietudes en cuanto algún pedido, el obispo podría:
    1. Modificarlo y luego seleccionar Aprobar.
    2. Describir los cambios necesarios en el campo “Comentarios para el preparador/aprobador”, y después seleccionar Asignar al preparador. Aquello cambiará el estado del pedido a “Asignado para preparación”, notificará al preparador sobre los comentarios, y le permitirá a este hacer las modificaciones necesarias antes de volver a enviar la orden para su aprobación.
    3. Eliminar el pedido haciendo clic en Borrar y luego en Aceptar. No se enviará ninguna notificación al borrar un pedido. Lo mejor es determinar con el preparador si debe eliminarse el pedido antes de hacerlo. Por lo general, los pedidos se borran cuando se han creado por error o cuando las necesidades del destinatario se han resuelto de otra manera.

4. Después que se apruebe el pedido, el estado cambiará a “Listo para completarse”, y se notificará al preparador y al destinatario, según las preferencias de notificación de estos.

ALISTAR

Después que se apruebe, el pedido debe recogerse en el lugar y el momento indicados en el formulario. Si no se especifica un lugar determinado, los pedidos de alimentos puede recogerse en cualquier almacén del obispo, y los pedidos de artículos del hogar pueden recogerse en cualquier tienda de Industrias Deseret.

VERIFICAR EL ESTADO DEL PEDIDO

La sección “Pedidos en proceso”, que está en la pestaña “Pedidos”, indica el estado de los pedidos en curso. El estado actual del pedido se muestra en la primera columna de la lista. Los diferentes estados significan lo siguiente:

  • Iniciado: El pedido se ha iniciado y guardado, pero no se le ha asignado ningún preparador.
  • Asignado para preparación: El pedido se ha iniciado y asignado a un preparador. No obstante, aún no se lo ha enviado para su aprobación.
  • Necesita aprobación: El pedido se ha preparado y enviado al obispo para su aprobación.
  • Listo para completarse: El obispo ha aprobado el pedido y el destinatario puede recogerlo en el lugar designado.
  • En curso:
    • Cuando no se hubiera seleccionado ninguna ubicación de entrega, el destinatario se ha presentado en el lugar designado y se está alistando o finalizando el pedido.
    • Cuando sí se ha seleccionado una ubicación de entrega, el pedido está en proceso de alistarse, cargarse, entregarse o finalizarse.

Los obispos pueden ver los detalles de cualquier pedido de esta lista haciendo clic en él, incluso la ubicación de entrega y el horario, si correspondiera.

CÓMO IMPRIMIR UN FORMULARIO DE PEDIDO

Puede que en ocasiones sea útil tener una copia impresa de un formulario de pedido para usarlo como referencia u hoja de trabajo. Para imprimir una copia del formulario ya iniciado, siga estos pasos:

  1. Inicie el pedido pulsando el botón + Pedido de alimentos o + Pedido de ropa/artículos del hogar.
  2. Ingrese el nombre del destinatario y el número de personas en el hogar de este (véase la anterior sección “Iniciar” a fin de obtener instrucciones para hacerlo). Para abrir el pedido, los líderes deben hacer clic en él.
  3. Si es necesario, haga clic en el campo Idioma a imprimir y seleccione el idioma que desee.
  4. Haga clic en Imprimir. Se descargará un archivo PDF para imprimir y quedará disponible en la sección de Descargas de la ventana de su navegador (que por lo general se halla en la parte inferior de la ventana).