Configuración y administración de los calendarios de barrio

Última actualización: 9 de marzo de 2016 11:12

Administración de los calendarios de barrio

Inicialmente, el programa de calendario crea la mayor parte de los calendarios y los editores correspondientes que un barrio necesita. Cuando el primer administrador de barrio inicia sesión en el programa de calendario, se le invitará a realizar la configuración inicial. Si omite esa tarea, la podrá efectuar más adelante seleccionando Configuración inicial en el menú de configuración . Se tendrán que activar todos los calendarios de barrio predeterminados. Los administradores de barrio también pueden crear otros calendarios de barrio, según sea necesario. Los líderes de barrio deben decidir cuántos calendarios desean mantener en el barrio. Es posible que quieran comenzar solamente con uno, un calendario de actividades de barrio. Pero si el programa de calendario se utiliza con más frecuencia, es posible que los miembros quieran ser más selectivos con las opciones que visualizan, y es posible que las organizaciones auxiliares quieran administrar sus propios calendarios. Una cantidad excesiva de calendarios hace que para los usuarios resulte difícil decidir lo que desean seleccionar. Se debe lograr un equilibrio. Los administradores de barrio son editores de calendario de todos los calendarios de barrio. Se recomienda que consulten a los editores de calendario de barrio asignados antes de modificar un evento existente o de agregar un evento a un calendario.

Calendarios de barrio públicos y privados

La mayor parte de los calendarios de su barrio serán públicos. Los calendarios de barrio públicos pueden ser vistos por todas las personas del barrio, pero solo pueden ser modificados por los editores o administradores de los calendarios de barrio. Los calendarios de barrio públicos también pueden ser vistos por los líderes de estaca.

Los calendarios de barrio privados solo pueden ser vistos por los miembros que hayan sido autorizados específicamente. Por ejemplo, el calendario privado del obispo puede configurarse de forma que solamente lo puedan ver el obispo y el secretario ejecutivo. Los calendarios privados pueden tener editores y observadores. Un observador puede ver el calendario, pero no puede modificar los eventos del calendario. Los calendarios privados no pueden ser vistos por los administradores de calendario a menos que se les haya agregado como observadores o editores del calendario privado.

Estado de los calendarios de barrio

Los calendarios individuales pueden tener el estado Activo, Inactivo o Eliminado. El estado normal de un calendario es Activo. Si el estado del calendario es Inactivo, no se puede utilizar ni ver. La eliminación de un calendario desplaza el calendario a la Lista de calendarios eliminados, de la que se suprime una vez transcurridos 14 días. Puede restaurar un calendario de la Lista de calendarios eliminados en cualquier momento antes de que finalice el período de 14 días.

Habilitación de calendarios de barrio con la configuración inicial

Se trata de una tarea que solo se realiza una vez, para configurar inicialmente el uso del programa de calendario por su barrio. Esta pantalla aparece automáticamente cuando el primer administrador de barrio inicia sesión en el programa de calendario.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Configuración inicial.
  2. Si se le pide que seleccione unidades para configurar el calendario, seleccione su barrio y haga clic en Para empezar.
  3. Marque las casillas de verificación que aparecen junto a los Calendarios predefinidos que desee habilitar.
  4. Haga clic en Guardar calendarios para habilitar los calendarios seleccionados.

Creación de calendarios de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. En la esquina superior derecha, haga clic en Crear calendario.
  3. Complete los campos Nombre y Descripción del calendario.
  4. En el cuadro desplegable Quién puede ver este calendario, seleccione la visibilidad de su calendario: Toda la unidad: todas las personas del barrio pueden ver el calendario, además de los líderes de estaca. Privado: nadie puede ver el calendario a menos que se le haya agregado como editor u observador del calendario.
  5. En la sección Este calendario es para, seleccione el nombre de su barrio.
  6. Haga clic en Agregar nuevo permiso, en la esquina inferior derecha, para agregar los editores del calendario.
  7. Configure la ventana Autorizaciones con la opción Ver y editar. Puede agregar editores por llamamiento o por nombre. Se recomienda encarecidamente que siempre agregue a los editores por llamamiento en lugar de por su nombre, porque no es necesario modificar las denominaciones de los llamamientos cuando se releva a los miembros. Si se agrega al editor por su nombre, cada vez que se produzca un cambio habrá que eliminar el nombre del editor anterior. Comience a escribir un nombre o un llamamiento para buscar una coincidencia. A continuación, seleccione uno de los nombres o llamamientos que aparezcan. Haga clic en Agregar para guardar los cambios
  8. Cuando se crea un calendario, la persona que lo ha creado aparece como editor con su nombre. Como práctica habitual, hay que eliminar el creador del calendario después de agregar los editores. El motivo es que un editor debe aparecer por llamamiento y, con frecuencia, el creador no desea ser editor. Elimine el creador haciendo clic en la X que aparece a la derecha del nombre.
  9. Haga clic en Guardar.

Haga clic en Agregar nuevo permiso para agregar editores al calendario.

Haga clic en Guardar para guardar los cambios del calendario.

Aprobación de nuevos calendarios

Los miembros pueden enviar una solicitud de creación y uso de un calendario de barrio. Por ejemplo, el director del coro puede solicitar un calendario para programar las prácticas del coro del barrio. Una vez solicitado el calendario, debe ser aprobado por un administrador de barrio para que se pueda utilizar. Un administrador de barrio también puede denegar el calendario, que será eliminado. Una vez aprobado un calendario, aparecerá en la lista de calendarios suscritos. Cuando un calendario es aprobado o denegado, se enviará un mensaje de correo electrónico al creador del calendario. Los calendarios creados por los administradores de barrio se aprueban automáticamente.

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Si hay una sección de Nuevos calendarios, aparecerán todos los calendarios pendientes de aprobación.
  3. Seleccione una de las opciones siguientes: Aprobar o Denegar.

Edición del nombre y la descripción de un calendario de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en el nombre del calendario que desee modificar.
  3. Cambie los campos Nombre y Descripción, según sea necesario.
  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Cómo agregar y eliminar editores de calendario de barrio

Cómo agregar editores de calendario de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en el calendario al que desee agregar un editor.
  3. Haga clic en Agregar nuevo permiso en la esquina inferior derecha.
  4. Cambie la ventana Autorizaciones a Ver y editar. Seleccione Por llamamiento. Comience a escribir el llamamiento. Seleccione el llamamiento. Haga clic en Agregar para guardar los cambios.
  5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

1. Configure el campo Autorizaciones con la opción Ver y editar. 2. Elija la opción Por llamamiento. 3. Comience a escribir el llamamiento y luego selecciónelo. 4. Haga clic en Agregar para guardar.

Eliminación de editores del calendario de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en el calendario del cual desee eliminar un editor.
  3. Haga clic en la X que aparece en una casilla de color rosa en la parte derecha del editor.
  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Haga clic en la X para eliminar un editor.

Modificación del estado del calendario de barrio

Los calendarios pueden tener uno de estos tres estados:

  • Estado Activo: un editor de calendario puede programar eventos en el calendario. El calendario y sus eventos se visualizan en la pantalla del calendario principal.
  • Estado Inactivo: un editor de calendario no puede programar eventos en este calendario. El calendario no aparece en la pantalla de calendario principal.
  • Estado Eliminado: el calendario se desplaza a la Lista de calendarios eliminados durante 14 días y después se elimina permanentemente. Mientras se encuentra en la lista de calendarios eliminados, el calendario se puede restaurar. Además, mientras está en la lista de calendarios eliminados, no se puede usar ni visualizar.
  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en Activo. El estado cambiará a Inactivo.

Modificación del estado del calendario de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2.  Haga clic en los botones Activo o Inactivo de la derecha. El estado cambiará del uno al otro estado.

Haga clic en Activo para cambiar el estado a Inactivo.

Eliminación de un calendario de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en la X que aparece al final de la fila.
  3. El calendario se desplazará a la Lista de calendarios eliminados.

Restauración de un calendario de barrio

  1. Haga clic en el ícono de configuración y seleccione Calendarios.
  2. Haga clic en Calendarios eliminados.
  3. Haga clic en Restaurar calendario.

Haga clic en Restaurar calendario.