Cómo dirigir reuniones y realizar entrevistas

Se considera que una reunión es eficaz cuando se haya alcanzado el propósito que se planeó, lo que significa que una reunión se debe planear por adelantado.

Una ayuda importante en la planificación de una reunión es la de utilizar una agenda, en la que se escribirá lo que se va a hacer en la reunión y quiénes habrán de participar. Allí se define el objetivo de la reunión y se organizan los temas a tratar. Para preparar el orden del día, debemos pensar en las cosas que queremos lograr. La agenda nos recordará las cosas que debemos hacer para llevar a cabo la reunión. Una vez organizado el contenido de la reunión, éste puede ser presentado clara y eficazmente. En la agenda, los puntos a tratar se deben anotar en orden de importancia, de manera que lo más importante se considere primero.

¿Qué temas podríamos incluir para el orden del día? (Use la noche de hogar como ejemplo.) Enumere las sugerencias en la pizarra. (Al final de esta lección se encuentra un ejemplo de orden del día para una noche de hogar.)

Cuando dirigimos una reunión, debemos dar el ejemplo mediante nuestra buena presentación personal. Debemos evitar hablar innecesariamente y mantener la dignidad de la reunión. Algunas requerirán una breve reunión de preparación. (Esta reunión se efectúa inmediatamente antes de la reunión establecida. En ella se repasa el orden del día con quienes van a participar, y se ofrece una oración pidiendo la guía del Espíritu del Señor.)

El Señor nos dice: “…siempre se ha concedido a los élderes de mi iglesia desde el principio, y siempre será así, dirigir todas las reuniones conforme los oriente y los guíe el Santo Espíritu” (D. y C. 46:2). El Espíritu Santo establecerá un sentimiento espiritual y nos ayudará a alcanzar el propósito de la reunión. Moroni escribió: “Y los de la iglesia dirigían sus reuniones de acuerdo con las manifestaciones del Espíritu, y por el poder del Espíritu Santo; porque conforme los guiaba el poder del Espíritu Santo, bien fuese predicar, o exhortar, orar, suplicar o cantar, así se hacía” (Moroni 6:9).

Una reunión eficaz depende de participantes dispuestos y preparados. Como miembros de la Iglesia, debemos estar preparados en forma personal cuando asistimos a una reunión y pedir al Señor la ayuda que necesitamos para ser perceptivos a las instrucciones, a la capacitación y a los asuntos de la reunión. Debemos ir con el deseo de participar y aprender. Debemos estar preparados para recibir las asignaciones que se nos den y tenemos que prepararnos con objeto de participar bajo la influencia del Espíritu Santo.

“Una vez se le preguntó a una hermana casi totalmente sorda, cómo era que ella iba a las reuniones sacramentales cada domingo, parecía estar realmente interesada en lo que se decía y podía mantenerse tan alerta, cuando muchas de las personas del barrio se encontraban distraídas, o parecían estar dormidas. Su respuesta encierra una verdadera lección: ‘Anhelo estar ante la presencia física de aquellos a quienes amo y que aman el Evangelio. Puedo compartir su espíritu sin siquiera escuchar una palabra, y si sinceramente estoy a tono con el Espíritu, el Señor me susurra” (Robert K. Thomas, “Listening with the Spirit”, Ensign, enero de 1978, pág. 40).

Cuando establecemos el propósito de una reunión, debemos hacer planes para evaluar después el resultado que se obtenga. Nuestra evaluación podría incluir preguntas tales como:

• ¿Se logró el propósito de la reunión?

• ¿Podríamos habernos preparado un poco mejor?

• ¿Tratamos todos los temas del orden del día? Si no lo hicimos, ¿cuál fue la razón?

• ¿Se sintieron cómodos los participantes?

• ¿Había un buen espíritu en la reunión? Si no lo hubo, ¿cómo podríamos mejorar en ese aspecto?

• ¿Entendieron sus asignaciones los participantes?

1. Himno de apertura (nombre del miembro de la familia que dirigirá la música).

2. Primera oración (nombre del miembro de la familia que ofrecerá la oración).

3. Asuntos familiares (bajo la dirección del padre).

4. Número musical por un miembro de la familia.

5. Lección (presentada por un miembro de la familia del manual Principios del Evangelio).

6. Análisis y planeamiento para la semana que viene.

7. Himno final.

8. Última oración.

9. Actividad para divertirse (conducida por un miembro de la familia).

10. Refrigerio (nombre del miembro de la familia asignado).

1. Tenga un propósito y objetivo específicos:

   1. Para obtener información.

   2. Para enseñar y dar información.

   3. Para establecer una relación más unida.

   4. Para determinar la dignidad en el caso de varios programas de la Iglesia (tales como una recomendación para el templo, una llamamiento, adelantos en el sacerdocio, llamamiento a la misión).

   5. Para aconsejar con respecto a los problemas de la vida.

2. Trate de obtener las mejores comodidades disponibles. Estas deberían ser:

   1. Un lugar silencioso.

   2. Un lugar privado que no permita interrupciones.

   3. Un lugar cómodo (verifique la temperatura, los muebles, la iluminación).

3. Fije citas y planifique suficiente tiempo.

4. Siga los principios correctos para entrevistar:

   1. Haga que la persona se sienta cómoda.

   2. Explique el propósito y el objetivo de la entrevista.

   3. Antes de tratar temas de naturaleza íntima o emocional, interésese y establezca una atmósfera apropiada.

   4. Permita que la persona hable libremente. No tenga miedo si se crea el silencio mientras la persona está pensando. Escuche atentamente a lo que diga y a las implicaciones que esto tenga.

   5. Observe sus reacciones físicas (si está tenso, nervioso, enojado). Eso podría indicar cómo se siente.

   6. Inspire confianza a través de su propia actitud:

      1. Sea humilde y espiritual. (Usted en verdad necesita la ayuda del Señor.)

      2. Manténgase calmo y mantenga la confianza en sí mismo.

      3. Hable en voz baja y controlada.

      4. No se alarme por lo que escuche y no tome una actitud crítica hacia la persona.

      5. Acéptela como una persona y trate de comunicárselo, aun cuando usted no acepte su comportamiento.

      6. No haga preguntas que presionen a la persona a dar las respuestas que usted desee.

      7. No trate de terminar las frases o pensamientos de la persona; es muy posible que sus suposiciones sean incorrectas.

      8. No le hable en tono condescendiente ni trate de darle la idea de que usted es mejor.

      9. No tenga miedo de los sentimientos y reacciones de la persona.

5. Trate de mantener la entrevista sobre el tema. Dedique tiempo adicional más tarde para otros asuntos.

6. Cuando haya logrado el objetivo, termine la entrevista, pero no lo haga bruscamente:

   1. Recoja los papeles de su escritorio, o

   2. párese, o

   3. haga un movimiento como que se va a parar.

   4. Agradézcale su presencia.

   5. Trate de concertar otra entrevista para hablar más si fuera necesario.

7. Si conviene, asegúrele a la persona la naturaleza confidencial de lo conversado.

8. Consulte a su líder del sacerdocio cuando comprenda que no puede ayudar más a esa persona. Es muy posible que él pueda proporcionarle ayuda adicional.