Finanse i audyty

Biskup ma następujące obowiązki związane z finansami okręgu. Deleguje część tej pracy swoim doradcom i pisarzom.

Biskup:

• Naucza i inspiruje członków, aby płacili pełną dziesięcinę i składali hojne ofiary (zob. 34.3).

• Upewnia się, że fundusze okręgu są właściwie traktowane i księgowane (zob. 34.5).

• Każdego miesiąca przegląda zestawienie finansowe i upewnia się, że wszelkie problemy są rozwiązywane niezwłocznie.

• Upewnia się, że przywódcy organizacji i pisarze znają obowiązki dotyczące świętych funduszy Kościoła.

• Przygotowuje roczny budżet okręgu i zarządza nim (zob. 34.6).

• Spotyka się co roku z członkami okręgu, aby przyjąć deklarację dziesięciny.

Biskup wyznacza pisarza okręgu lub asystenta pisarza okręgu, aby pomagał w prowadzeniu rejestrów finansowych okręgu. Pisarze uważnie przestrzegają aktualnych zasad, aby chronić fundusze Kościoła i zapewnić, że zapisy kościelne są poprawne.

Pisarz ma następujące obowiązki:

• Wraz z członkiem rady biskupiej zapisuje i deponuje wszystkie otrzymane fundusze.

• Każdego miesiąca przegląda zestawienie finansowe i upewnia się, że wszystkie problemy są niezwłocznie rozwiązywane.

• Pomaga radzie biskupiej przygotować roczny budżet okręgu (zob. 34.6.1 i 34.6.2).

• Upewnia się, że członkowie mają dostęp do swoich zestawień darowizn i w razie potrzeby pomaga im.

Pisarze powinni posiadać Kapłaństwo Melchizedeka i posiadać aktualną rekomendację świątynną.

Dziesięcina to darowizna na rzecz Kościoła Boga w wysokości jednej dziesiątej dochodu (zob. Doktryna i Przymierza 119:3–4; odsetki są rozumiane jako dochód). Wszyscy członkowie, którzy mają dochody, powinni płacić dziesięcinę.

Przywódcy kościelni zachęcają członków, aby żyli według prawa postu. Obejmuje ono przekazanie hojnej ofiary postnej (zob. 22.2.2).

Wytyczne dotyczące korzystania z funduszy ofiary postnej znajdują się w 22.5.2.

Środki przekazywane na fundusz misjonarski okręgu są wykorzystywane przede wszystkim w celu wypełnienia zobowiązań finansowych pełnoetatowych misjonarzy z okręgu.

Środki przekazywane na Ogólny fundusz misyjny są wykorzystywane przez Kościół do jego ogólnych działań misyjnych.

Gdy dziesięciny i inne ofiary są przekazywane Kościołowi, należą one do Pana. Są Mu poświęcone.

Prezydenci palików i biskupi informują osoby, które wpłacają dziesięcinę i ofiary, że datki te nie mogą zostać zwrócone.

Zasada towarzyszenia wymaga, aby dwie osoby — członek rady biskupiej i pisarz lub dwóch członków rady biskupiej — były aktywnie zaangażowane podczas księgowania i wydatkowania funduszy Kościoła.

Przywódcy powinni chronić swoje hasła i nigdy ich nie udostępniać (zob. 33.9.1.1).

Pan powierzył biskupom święty obowiązek przyjmowania i księgowania dziesięcin i innych ofiar od świętych (zob. Doktryna i Przymierza 42:30–33; 119). Wyłącznie biskup i jego doradcy mogą przyjmować dziesięcinę i inne ofiary. W żadnym przypadku ich żony ani inni członkowie ich rodzin, pisarze lub pozostali członkowie okręgu nie mogą przyjmować tych datków.

Datki powinny być weryfikowane i księgowane w niedzielę, w którą zostały otrzymane. Członek rady biskupiej i pisarz lub dwóch członków rady biskupiej wspólnie otwierają wszystkie koperty. Sprawdzają, czy załączone fundusze odpowiadają kwocie zapisanej na formularzu Dziesięcina i inne ofiary. Księgują każdą darowiznę we właściwy sposób. Jeżeli fundusze i zapisana kwota się różnią, kontaktują się z ofiarodawcą tak szybko, jak jest to możliwe, aby wyjaśnić rozbieżności.

Depozyt powinien być przygotowany po upewnieniu się, że odnotowane kwoty odpowiadają otrzymanym funduszom.

Tam, gdzie całodobowy depozytariusz bankowy jest dostępny, członek rady biskupiej, w towarzystwie innego posiadacza Kapłaństwa Melchizedeka, deponuje fundusze w banku w tym samym dniu, w którym koperty z darowiznami zostały otwarte i zweryfikowane.

Tam, gdzie całodobowy depozytariusz bankowy nie jest dostępny i bank jest zamknięty w niedzielę, biskup wyznacza posiadacza Kapłaństwa Melchizedeka, zazwyczaj członka rady biskupiej, aby dokonał depozytu w banku następnego dnia roboczego. Powinien on:

• Zapewnić bezpieczeństwo środkom do czasu ich zdeponowania.

• Uzyskać pokwitowanie depozytu, określające datę i kwotę depozytu.

Członkowie, którzy są odpowiedzialni za fundusze Kościoła, nigdy nie mogą zostawiać ich na noc w domu spotkań ani zostawiać ich bez nadzoru, na przykład podczas spotkań czy zajęć.

Nie można dokonać żadnych wydatków lub płatności w paliku czy okręgu bez zgody przewodniczącego urzędnika.

Dwóch upoważnionych przywódców musi zatwierdzać każdą płatność. Jeden z nich musi być członkiem prezydium palika lub rady biskupiej. Chociaż doradcy mogą być upoważnieni do zatwierdzania płatności, prezydent palika lub biskup musi przejrzeć każdą płatność. Przywódcy nie powinni zatwierdzać płatności dla siebie.

Wymagana jest pisemna zgoda prezydenta palika, zanim biskup będzie mógł użyć środków z ofiary postnej lub zatwierdzić zamówienie biskupa dla siebie lub swojej rodziny. Wymagana jest pisemna zgoda członka Prezydium Obszaru, zanim biskup będzie mógł użyć ofiary postnej lub zatwierdzić zamówienie biskupa dla prezydenta palika lub jego rodziny. Aby uzyskać wskazówki, zobacz 22.5.1.2.

Członek wnioskujący o zwrot kosztów dostarcza papierową lub elektroniczną kopię wszelkich paragonów lub faktur. Podaje również cel, kwotę i datę zakupu.

W przypadku zaliczki, członek przesyła formularz wniosku o wypłatę, podając cel, kwotę i datę. Po opłaceniu wydatku członek dostarcza (1) paragony lub faktury dla wydanych funduszy i (2) zwraca niewykorzystane fundusze. Zwrócone fundusze powinny być ponownie zdeponowane.

Każdy palik i okręg powinien posiadać aktualne, poprawne rejestry finansowe.

Pisarz powinien zgłosić się do siedziby głównej Kościoła lub biura obszaru w celu uzyskania informacji na temat używania i przechowywania dokumentów i sprawozdań. Dokumentacja finansowa powinna być przechowywana przynajmniej przez trzy lata, a także w roku bieżącym.

Każdy palik i okręg przygotowuje i korzysta z rocznych budżetów. Prezydent palika zarządza budżetem palika, a biskup zarządza budżetem okręgu.

Wytyczne są wymienione poniżej:

• Przegląda kwoty wydatków z poprzedniego roku, aby mieć pewność, że powtarzające się wydatki zostaną uwzględnione.

• Prosi organizacje o szczegółowe oszacowanie ich potrzeb budżetowych.

• Opracowuje budżet, korzystając z zatwierdzonych praktyk budżetowych.

Prezydent palika wyznacza komitet ds. audytów w paliku. Komitet upewnia się, że finanse palika i okręgów są zarządzane zgodnie z zasadami Kościoła.

Audytorzy w paliku dwa razy w roku przeprowadzają audyt dokumentacji finansowej palika, okręgów i centrów historii rodziny.

Przewodniczący urzędnik jednostki i pisarz ds. finansowych powinni być dostępni podczas audytów, by udzielać odpowiedzi na pytania.

Prezydent palika lub przewodniczący komitetu ds. audytów w paliku powinien zostać niezwłocznie poinformowany, jeśli:

• Fundusze Kościoła zostały utracone lub skradzione.

• Przywódca sprzeniewierzył lub przywłaszczył sobie fundusze Kościoła.