Οικονομικά και Οικονομικοί Έλεγχοι

Ο επίσκοπος έχει τα ακόλουθα καθήκοντα για τα οικονομικά του τομέως. Αναθέτει μέρος αυτού του έργου στους συμβούλους του και σε γραφείς.

Ο επίσκοπος:

• Διδάσκει και εμπνέει τα μέλη να πληρώνουν τη δεκάτη στο ακέραιο και να δίνουν γενναιόδωρες προσφορές (βλέπε 34.3).

• Διασφαλίζει ότι τα κεφάλαια τομέως χρησιμοποιούνται σωστά και δίνει αναφορά για αυτά (βλέπε 34.5).

• Ελέγχει την οικονομική κατάσταση κάθε μήνα και διασφαλίζει ότι οποιαδήποτε ζητήματα επιλύονται πάραυτα.

• Διασφαλίζει ότι οι ηγέτες των οργανώσεων και οι γραφείς γνωρίζουν τις ευθύνες τους όσον αφορά στα ιερά κεφάλαια της Εκκλησίας.

• Προετοιμάζει και διαχειρίζεται τον ετήσιο προϋπολογισμό τομέως (βλέπε 34.6).

• Συναντάται με τα μέλη του τομέως ετησίως για να παραλάβει τη δήλωση της δεκάτης τους.

Ο επίσκοπος αναθέτει στον γραφέα τομέως ή σε έναν βοηθό γραφέα τομέως να βοηθά στην τήρηση των οικονομικών αρχείων του τομέως. Οι γραφείς ακολουθούν προσεκτικά τις τρέχουσες πολιτικές για την προστασία των κεφαλαίων της Εκκλησίας και τη διασφάλιση ότι τα αρχεία της Εκκλησίας είναι ακριβή.

Ο γραφέας έχει τα εξής καθήκοντα:

• Καταγράφει και καταθέτει οποιαδήποτε κεφάλαια παρελήφθησαν με ένα μέλος της επισκοπικής ηγεσίας.

• Επανεξετάζει την οικονομική κατάσταση κάθε μήνα και διασφαλίζει ότι τυχόν ζητήματα επιλύονται πάραυτα.

• Βοηθά την επισκοπική ηγεσία να προετοιμάσει τον ετήσιο προϋπολογισμό τομέως (βλέπε 34.6.1 και 34.6.2).

• Διασφαλίζει ότι τα μέλη έχουν πρόσβαση στα εκκαθαριστικά των συνεισφορών τους και τα βοηθά, όταν είναι απαραίτητο.

Οι γραφείς θα πρέπει να φέρουν τη Μελχισεδική Ιεροσύνη και να έχουν έγκυρο εγκριτικό ναού.

Δεκάτη είναι η δωρεά του ενός δέκατου των εισοδημάτων κάποιου στην Εκκλησία του Θεού (βλέπε Διδαχή και Διαθήκες 119:3-4, συμφέρον νοείται ότι σημαίνει το εισόδημα). Όσα μέλη έχουν εισόδημα θα πρέπει να εισφέρουν τη δεκάτη.

Οι ηγέτες της Εκκλησίας παρακινούν τα μέλη να ζουν τον νόμο της νηστείας. Αυτός περιλαμβάνει και μία γενναιόδωρη προσφορά νηστείας (βλέπε 22.2.2).

Κατευθυντήριες οδηγίες για τη χρήση των κεφαλαίων από τις προσφορές νηστείας παρέχονται στο 22.5.2.

Οι συνεισφορές στο ιεραποστολικό ταμείο τομέως χρησιμοποιούνται πρωτίστως για την κάλυψη των υποχρεώσεων συνεισφοράς των ιεραποστόλων πλήρους απασχόλησης από τον τομέα.

Οι συνεισφορές στο Γενικό Ιεραποστολικό Ταμείο χρησιμοποιούνται από την Εκκλησία στις συνολικές ιεραποστολικές προσπάθειές της.

Όταν η δεκάτη και άλλες προσφορές δίδονται στην Εκκλησία, ανήκουν στον Κύριο. Είναι αφιερωμένες σε Εκείνον.

Οι πρόεδροι πασσάλου και οι επίσκοποι πληροφορούν εκείνους που συνεισφέρουν τη δεκάτη και προσφορές, ότι αυτές οι συνεισφορές δεν μπορούν να επιστραφούν.

Η αρχή της συντροφιάς απαιτεί δύο άτομα –ένα μέλος της επισκοπικής ηγεσίας και ένας γραφέας ή δύο μέλη της επισκοπικής ηγεσίας– να είναι παρόντες όταν καταγράφονται και εκταμιεύονται κεφάλαια της Εκκλησίας.

Οι ηγέτες θα πρέπει να φυλάσσουν και να μην κοινοποιούν ποτέ τους κωδικούς πρόσβασής τους (βλέπε 33.9.1.1).

Ο Κύριος έχει δώσει στους επισκόπους την ιερή εμπιστοσύνη να παραλαμβάνουν και να λογοδοτούν για τη δεκάτη και τις άλλες προσφορές των Αγίων (βλέπε Διδαχή και Διαθήκες 42:30-33, 119). Μόνον ο επίσκοπος και οι σύμβουλοί του μπορούν να παραλάβουν τη δεκάτη και τις άλλες προσφορές. Σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει οι σύζυγοί τους, άλλα μέλη της οικογένειάς τους, γραφείς ή άλλα μέλη του τομέως να παραλαμβάνουν αυτές τις συνεισφορές.

Οι συνεισφορές θα πρέπει να επαληθεύονται και να καταγράφονται την Κυριακή που λαμβάνονται. Ένα μέλος της επισκοπικής ηγεσίας και ένας γραφέας ή δύο μέλη της επισκοπικής ηγεσίας ανοίγουν κάθε φάκελο μαζί. Επαληθεύουν ότι τα κεφάλαια που εσωκλείονται είναι τα ίδια με το ποσό που αναγράφεται στο έντυπο Δεκάτη και Άλλες Προσφορές. Καταγράφουν σωστά κάθε δωρεά. Εάν τα κεφάλαια και το γραπτό ποσό διαφέρουν, επικοινωνούν με τον δωρητή όσο το δυνατόν συντομότερα για να επιλύσουν την διαφορά.

Η κατάθεση θα πρέπει να ετοιμασθεί αφού διασφαλισθεί ότι τα καταγεγραμμένα ποσά ταιριάζουν με τα κεφάλαια που ελήφθησαν.

Εκεί όπου γίνονται τραπεζικές καταθέσεις όλο το 24ωρο, το μέλος της επισκοπικής ηγεσίας και κάποιος άλλος φέρων τη Μελχισεδική Ιεροσύνη καταθέτουν τα κεφάλαια στην τράπεζα την ίδια ημέρα που τα ανοίγουν και τα επαληθεύουν.

Εκεί όπου δεν γίνονται τραπεζικές καταθέσεις όλο το 24ωρο και η τράπεζα είναι κλειστή την Κυριακή, ο επίσκοπος αναθέτει σε κάποιον φέροντα τη Μελχισεδική Ιεροσύνη να κάνει την κατάθεση την επόμενη εργάσιμη ημέρα. Αυτός θα πρέπει:

• Να βεβαιωθεί ότι τα κεφάλαια φυλάσσονται καλά μέχρι να κατατεθούν.

• Να προσκομίσει απόδειξη κατάθεσης που να δείχνει την ημερομηνία και το ποσό της κατάθεσης.

Τα μέλη που είναι υπεύθυνα για τα κεφάλαια της Εκκλησίας δεν πρέπει ποτέ να τα αφήνουν στον ευκτήριο οίκο κατά τη διάρκεια της νύχτας ή να τα αφήνουν ανεπιτήρητα οποιαδήποτε στιγμή, όπως κατά τη διάρκεια συγκεντρώσεων και δραστηριοτήτων.

Κανένα έξοδο πασσάλου ή τομέως δεν υφίσταται ούτε εξοφλείται χωρίς την εξουσιοδότηση του προεδρεύοντος υπευθύνου.

Δύο εξουσιοδοτημένοι ηγέτες θα πρέπει να εγκρίνουν κάθε πληρωμή. Ένας από αυτούς πρέπει να είναι μέλος της προεδρίας πασσάλου ή της επισκοπικής ηγεσίας. Μολονότι οι σύμβουλοι μπορεί να εξουσιοδοτηθούν για να εγκρίνουν πληρωμές, ο πρόεδρος πασσάλου ή ο επίσκοπος θα πρέπει να ελέγξει την κάθε πληρωμή. Οι ηγέτες δεν θα πρέπει να εγκρίνουν πληρωμές για τον εαυτό τους.

Απαιτείται η γραπτή έγκριση του προέδρου πασσάλου προτού ο επίσκοπος χρησιμοποιήσει τις προσφορές νηστείας ή εγκρίνει την παραγγελία του επισκόπου για τον ίδιο ή την οικογένειά του. Προτού μπορέσει ο επίσκοπος να χρησιμοποιήσει προσφορές νηστείας ή να εγκρίνει κάποια εντολή για τον πρόεδρο πασσάλου ή την οικογένειά του, απαιτείται η γραπτή έγκριση ενός μέλους της Προεδρίας Περιοχής. Βλέπε 22.5.1.2 για κατευθυντήριες οδηγίες.

Ένα μέλος που ζητεί επιστροφή χρημάτων που ξόδεψε προσκομίζει ένα έντυπο ή ηλεκτρονικό αντίγραφο οποιωνδήποτε αποδείξεων ή τιμολογίων. Επίσης, αναφέρει τον σκοπό, το ποσό και την ημερομηνία της αγοράς.

Εάν τα κεφάλαια δίδονται εκ των προτέρων, το μέλος υποβάλλει μία αίτηση πληρωμής, σημειώνοντας τον σκοπό, το ποσό και την ημερομηνία. Αφού πληρωθεί το έξοδο, το μέλος κατόπιν (1) παρέχει αποδείξεις ή τιμολόγια για τα κεφάλαια που δαπανήθηκαν και (2) επιστρέφει οποιαδήποτε κεφάλαια που δεν δαπανήθηκαν. Τα επιστρεφόμενα κεφάλαια θα πρέπει να κατατεθούν εκ νέου.

Κάθε πάσσαλος και τομέας θα πρέπει να τηρεί έγκυρα και ακριβή οικονομικά αρχεία.

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση και την τήρηση αρχείων και αναφορών, οι γραφείς θα πρέπει να ανατρέχουν στις οδηγίες από τα κεντρικά της Εκκλησίας ή από το γραφείο περιοχής. Τα οικονομικά αρχεία θα πρέπει να τηρούνται τουλάχιστον για τρία έτη συν το τρέχον.

Κάθε πάσσαλος και τομέας προετοιμάζει και χρησιμοποιεί έναν ετήσιο προϋπολογισμό. Ο πρόεδρος πασσάλου διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό πασσάλου και ο επίσκοπος διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό τομέως.

Κατευθυντήριες οδηγίες δίδονται πιο κάτω:

• Επανεξετάστε τα ποσά που δαπανήθηκαν κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους για να βεβαιωθείτε ότι ελήφθησαν υπ’ όψιν τα τακτικά έξοδα.

• Ζητήστε από τις οργανώσεις να υπολογίσουν λεπτομερώς τις ανάγκες του προϋπολογισμού τους.

• Καταρτίστε τον προϋπολογισμό χρησιμοποιώντας εγκεκριμένες πρακτικές προϋπολογισμού.

Ο πρόεδρος πασσάλου ορίζει μία επιτροπή οικονομικού ελέγχου πασσάλου. Αυτή η επιτροπή διασφαλίζει ότι τα οικονομικά του πασσάλου και του τομέως χρησιμοποιούνται σύμφωνα με την πολιτική της Εκκλησίας.

Οι οικονομικοί ελεγκτές πασσάλου ελέγχουν τα οικονομικά αρχεία του πασσάλου, των τομέων και των κέντρων οικογενειακής ιστορίας δύο φορές τον χρόνο.

Ο προεδρεύων υπεύθυνος της μονάδος και ο γραφέας που είναι επιφορτισμένος με τα οικονομικά θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι για να απαντούν σε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια των οικονομικών ελέγχων.

Ο πρόεδρος πασσάλου ή ο πρόεδρος της επιτροπής οικονομικού ελέγχου πασσάλου θα πρέπει να ειδοποιηθούν πάραυτα, εάν:

• Χαθούν ή κλαπούν κεφάλαια της Εκκλησίας.

• Ένας ηγέτης έχει υπεξαιρέσει ή καταχραστεί κεφάλαια της Εκκλησίας.