Αρχεία και Αναφορές

Ο επίσκοπος επιβλέπει την τήρηση των αρχείων τομέως.

Κάθε τομέας θα πρέπει να έχει έναν ικανό, εν ενεργεία γραφέα τομέως. Ο γραφέας προτείνεται από την επισκοπική ηγεσία και καλείται και ξεχωρίζεται από ένα μέλος της προεδρίας πασσάλου ή έναν υπεύθυνο ανώτερο σύμβουλο. Θα πρέπει να φέρει τη Μελχισεδική Ιεροσύνη και να έχει έγκυρο εγκριτικό ναού. Να είναι μέλος του συμβουλίου τομέως. Να παρευρίσκεται στις συγκεντρώσεις τομέως, όπως αναφέρεται στο 29.2.

Ο γραφέας τομέως καθοδηγείται από την επισκοπική ηγεσία και από γραφείς πασσάλου. Μπορεί να κληθούν και βοηθοί γραφείς τομέως.

Τα εργαλεία τήρησης αρχείων της Εκκλησίας παρέχουν στους ηγέτες πρόσβαση σε καταλόγους των μελών. Αυτοί οι κατάλογοι μπορούν να βοηθήσουν τους ηγέτες να προσδιορίσουν:

• Ποια μέλη δεν έχουν λάβει ακόμη διατάξεις για τις οποίες πληρούν τις προϋποθέσεις.

• Ποιοι νέοι άνδρες και νέες γυναίκες δικαιούνται να υπηρετήσουν ιεραποστολή.

• Ποιοι νέοι δεν έχουν έγκυρο εγκριτικό ναού.

• Ποιοι νέοι πρέπει να συναντηθούν με ένα μέλος της επισκοπικής ηγεσίας.

Οι ηγέτες της απαρτίας και των οργανώσεων θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στους καταλόγους των μελών που ανήκουν στην απαρτία ή την οργάνωσή τους.

Το πλήρες νόμιμο όνομα ενός ατόμου, όπως ορίζεται από τον τοπικό νόμο ή έθιμο, θα πρέπει να χρησιμοποιείται στο μητρώο μέλους και στα πιστοποιητικά διατάξεων.

Τα ακόλουθα άτομα είναι καταγεγραμμένα μέλη και θα πρέπει να έχουν μητρώο μέλους:

• Όσα έχουν βαπτισθεί και επικυρωθεί

• Όσα είναι ηλικίας κάτω των 9 ετών, τα οποία έχουν ευλογηθεί αλλά όχι βαπτισθεί

• Όσα δεν είναι υπόλογα εξαιτίας πνευματικών αναπηριών, ασχέτως ηλικίας

• Παιδιά που δεν έχουν ευλογηθεί κάτω των 9 ετών, όταν ισχύουν ταυτόχρονα τα ακόλουθα:

  • Τουλάχιστον ένας γονέας ή ένας παππούς τους είναι μέλος της Εκκλησίας.

  • Και οι δύο γονείς δίνουν συγκατάθεση για τη δημιουργία μητρώου. (Εάν μόνον ένας γονέας έχει τη νόμιμη κηδεμονία του παιδιού, αρκεί η άδεια αυτού του γονέα.)

Ένα άτομο ηλικίας 9 ετών ή μεγαλύτερο, το οποίο έχει μητρώο μέλους, αλλά δεν έχει βαπτισθεί και επικυρωθεί, δεν αποτελεί καταγεγραμμένο μέλος. Παρ’ όλα αυτά, στον τομέα όπου κατοικεί το άτομο τηρείται μητρώο μέλους έως ότου το άτομο γίνει 18 ετών. Τότε, αν το άτομο επιλέξει να μην βαπτισθεί, ο επίσκοπος ακυρώνει το μητρώο μέλους. Απαιτείται άδεια από τον πρόεδρο πασσάλου.

Τα αρχεία δεν ακυρώνονται για όσους δεν έχουν βαπτισθεί εξαιτίας πνευματικής αναπηρίας, εκτός εάν ζητηθεί από το άτομο ή τον νόμιμο κηδεμόνα, συμπεριλαμβανομένου ενός γονέα.

Ο γραφέας τομέως ή ένας βοηθός του επικοινωνεί με τα νέα μέλη του τομέως αμέσως μόλις φθάσουν τα μητρώα τους για να επανεξετάσει την Προσωπική Ατομική Σύνοψη Διατάξεως για την ορθότητά της.

Όλα τα μητρώα μελών χρησιμοποιούν το νόμιμο όνομα ενός ατόμου, όπως ορίζεται από τον τοπικό νόμο ή το έθιμο. Αυτό περιλαμβάνει και τα παιδιά γονέων που είναι διαζευγμένοι.

Παιδιά με διαζευγμένους γονείς συχνά παρευρίσκονται στις συγκεντρώσεις της Εκκλησίας και στους δύο τομείς που ανήκουν οι γονείς τους Ενώ μόνο μία μονάδα μπορεί να τηρεί και να ενημερώνει το επίσημο μητρώο μέλους ενός παιδιού, μπορεί να δημιουργηθεί ένα μητρώο μέλους εκτός μονάδος στον άλλο τομέα στον οποίο παρευρίσκεται. Αυτό δίνει τη δυνατότητα να περιληφθούν το όνομα και οι πληροφορίες επικοινωνίας του παιδιού στους καταλόγους τομέως και στους καταλόγους τάξης.

Παιδιά με μητρώο μέλους εκτός μονάδος μπορούν να λάβουν κλήση σε αυτήν τη μονάδα.

Εάν ένα μέλος μετακομίσει ενώ εκκρεμούν επίσημοι περιορισμοί στην ιδιότητα του μέλους ή άλλο σοβαρό θέμα, ο επίσκοπος ή ένας εξουσιοδοτημένος γραφέας μπορεί να θέσει περιορισμό στη μεταφορά του μητρώου του μέλους. Για να το κάνει αυτό χρησιμοποιεί το Π.Η.Γ. .

Ένα μητρώο που έχει περιορισμό δεν μεταφέρεται σε νέα μονάδα έως ότου ο ηγέτης ιεροσύνης, ο οποίος έθεσε τον περιορισμό, εγκρίνει την αφαίρεσή του περιορισμού.

Ένα μέλος ενίοτε εντοπίζεται, αφότου δηλωθεί στα κεντρικά της Εκκλησίας ότι έχει «άγνωστη διεύθυνση». Σε αυτήν την περίπτωση, ο γραφέας τομέως ζητεί το μητρώο χρησιμοποιώντας το Π.Η.Γ..

Βλέπε κεφάλαιο 18.

Κάθε έτος ο γραφέας πασσάλου ή ένας βοηθός του διασφαλίζει ότι διεξάγεται έλεγχος των μητρώων μελών σε κάθε τομέα χρησιμοποιώντας το Π.Η.Γ.. Οι έλεγχοι θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί μέχρι τις 30 Ιουνίου κάθε έτους.

Ο Κύριος έχει προστάξει να γράφεται και να τηρείται «η ιστορία όλων των σημαντικών» ζητημάτων που αφορούν την Εκκλησία Του (Διδαχή και Διαθήκες 69:3. Βλέπε, επίσης, εδάφιο 5, Άλμα 37:2).

Κάθε μονάδα στην Εκκλησία πρέπει να καταγράφει όλα τα σημαντικά ζητήματα που αφορούν στη μονάδα.

Η τήρηση ενός ιστορικού είναι ένα πνευματικό έργο που θα ενδυναμώσει την πίστη εκείνων που το γράφουν και εκείνων που το διαβάζουν.

Ο γραφέας πασσάλου ή ένας βοηθός του προετοιμάζει το ιστορικό του πασσάλου. Η επισκοπική ηγεσία ακολουθεί παρόμοια προσέγγιση για τον τομέα. Οδηγίες είναι διαθέσιμες στις ετήσιες ιστορίες πασσάλου, περιφερείας και ιεραποστολής στο ChurchofJesusChrist.org.

Όλα τα αρχεία, οι αναφορές και τα δεδομένα της Εκκλησίας θα πρέπει να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, αλλαγή, καταστροφή ή δημοσιοποίηση. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος.

Χαμένες ή κλεμμένες συσκευές και μέσα αποθήκευσης που ανήκουν στην Εκκλησία θα πρέπει να αναφέρονται πάραυτα στο incidents.ChurchofJesusChrist.org. Θα πρέπει επίσης να αναφέρεται η κατάχρηση των πληροφοριών της Εκκλησίας.