امور مالی و حسابرسی‌ها

اُسقُف مسئولیت‌های زیر را برای امور مالی بخش دارد. او بخشی از این کار را به مشاوران و دفترداران خود محوّل می‌کند.

اُسقُف

• به اعضاء آموزش می‌دهد و الهام می‌بخشد که یک دهِ کامل بپردازند و اعانه‌های سخاوتمندانه بدهند (به ۳۴.۳ مراجعه کنید).

• اطمینان حاصل می‌کند که وجوه بخش، به درستی مدیریت و توجیه میشود (به ۳۴.۵ مراجعه کنید).

• صورت های مالی را هر ماه بررسی می‌کند و اطمینان حاصل می‌نماید که هر گونه مشکلی بی‌درنگ حل می‌شود.

• اطمینان حاصل می‌کند که رهبران و دفترداران سازمان مسئولیت خود را در قبال بودجه‌های مقدّس کلیسا یاد می‌گیرند.

• بودجۀ سالانۀ بخش را تهیه و مدیریت می‌کند (به ۳۴.۶ مراجعه کنید).

• سالانه با اعضای بخش ملاقات می‌کند تا اظهارنامۀ پرداخت ده یک خود را دریافت کنند.

اُسقُف دفتردار یا دستیار دفتردار بخش را برای کمک به نگهداری اسناد مالی بخش تعیین می‌کند. دفترداران به دقت مقررّات فعلی را دنبال می‌کنند تا از بودجۀ کلیسا محافظت نمایند و از صِحَت اسناد کلیسا اطمینان حاصل کنند.

دفتردار دارای وظایف زیر است:

• هر گونه وجوه دریافتی را با یکی از اعضای اسقف و مشاورانش ثبت و واریز نماید.

• هر ماه صورت های مالی را مرور می‌کند و اطمینان حاصل می‌نماید که هر گونه مشکلی بی‌درنگ حل شود.

• به اسقف کمک می‌کند تا بودجۀ سالانه بخش را تهیه کند (به ۳۴.۶.۱ و ۳۴.۶.۲ مراجعه کنید).

• اطمینان حاصل نماید که اعضاء به صورت حساب‌ مبالغ اهدایی خود دسترسی دارند و در صورت لزوم کمک‌شان کند.

دفترداران باید کشیشی ملک صادق و توصیه نامۀ معبد معتبر داشته باشند.

پرداخت ده یک، اهدای یک دهم درآمد شخص به کلیسای خدا است (رجوع کنید به اصول و پیمانها ۳:۱۱۹-۴؛ بهره به معنای درآمد است). همۀ اعضایی که درآمد دارند باید ده یک بپردازند.

رهبران کلیسا، اعضاء را تشویق می‌کنند تا طبق قانون روزه زندگی کنند. این شامل ارائه یک اعانۀ روزۀ سخاوتمندانه می‌شود (به ۲۲.۲.۲ مراجعه کنید).

رهنمودهای استفاده از وجوه اعانۀ-روزۀ در ۲۲.۵.۲ ارائه شده است.

کمک به صندوق تبشیر بخش، عمدتاً برای برآورده کردن تعهّدات مشارکت مبشّران تمام وقت از بخش استفاده می‌شود.

کمک‌های مالی به صندوق تبشیر کُل توسّط کلیسا در تلاش‌های کلی تبشیری خود استفاده می‌شود.

وقتی پرداخت ده یک و سایر اعانه‌ها به کلیسا داده می‌شود، متعلّق به سَروَر است. آنها به او اختصاص دارند.

رؤسای وَتَد و اُسقُف‌ها به کساني که ده یک و اعانه اهدا می‌کنند اطّلاع می‌دهند که اين مبالغ اهدایی قابل بازپرداخت نيستند.

اصل همراهی مستلزم این است که دو نفر — یکی از اعضای اُسقُف و مشاورانش و یک دفتردار، یا دو عضو اُسقُف و مشاورانش — در هنگام ثبت و واریز وجوه کلیسا به طور فعّال مشارکت داشته باشند.

رهبران باید از رمزهای عبور خود محافظت کرده و هرگز آن را به اشتراک نگذارند (به ۳۳.۹.۱.۱ مراجعه کنید).

سَروَر به اُسقُف‌ها اعتماد مقدّس دریافت و حسابرسی برای ده یک‌ها و سایر اعانه‌های مقدّسین را داده است (رجوع کنید به اصول و پیمانها ۳۰:۴۲–۳۳؛ ۱۱۹). فقط اُسقُف و مشاورانش می‌توانند ده‌ یک و سایر اعانه‌ها را دریافت کنند. همسران، سایر اعضای خانواده، دفترداران، یا سایر اعضای بخش تحت هیچ شرایطی نباید این مبالغ اهدایی را دریافت کنند.

مبالغ اهدایی باید در روز یکشنبه تأیید و ثبت شوند. یکی از اعضای اُسقُف و مشاورانش و یک دفتردار، یا دو نفر از اعضای اسقف و مشاورانش، هر پاکت [حاوی وجوه] را با هم باز می‌کنند. آنها تأیید می کنند که وجوه ضمیمه شده همان مبلغ است که در برگۀ پرداخت ده یک و سایر اعانه‌ها نوشته شده است. آنها هر کمک مالی را به درستی ثبت می‌کنند. در صورت تفاوت وجوه و مبلغ نوشته شده، در اسرع وقت با اهدا کننده تماس می‌گیرند تا مغایرت را برطرف کنند.

پس از اطمینان از تطابق مبالغ ثبت شده با وجوه دریافتی، باید [برگۀ] واریز تهیه شود.

در جایی که واریز نمودن بانکی ۲۴ ساعته در دسترس باشد، عضو اُسقُف و مشاورانش و یکی دیگر از دارندگان کشیش ملک صادق وجوه را در همان روزی که [پاکت] وجوه باز و [عدد آن] تأیید می‌شود در بانک واریز می‌گردد.

در جایی که واریز نمودن بانکی ۲۴ ساعته در دسترس نیست و بانک در روز یکشنبه بسته است، اُسقُف یک دارندۀ کشیشی ملک صادق را تعیین می‌کند تا در روز کاری بعد واریز را انجام دهد. او می‌بایست:

• اطمینان حاصل کند که وجوه تا زمان واریز محفوظ است.

• یک رسید واریز دریافت کند که تاریخ و مبلغ واریز را نشان می‌دهد.

اعضایی که مسئول وجوه کلیسا هستند، هرگز نباید آنها را در طول شب در محل جلسات کلیسا بگذارند یا در هر زمانی، مانند جلسات و مشغولیت‌ها، آنها را بدون مراقبت رها کنند.

هیچ هزینۀ وَتَد یا بخش بدون اجازۀ دبیر ناظر نمی‌تواند متحمِّل یا پرداخت شود.

دو رهبر مجاز باید هر پرداخت را تأیید کنند. یکی از آنها باید عضو ریاست وَتَد یا اُسقُف باشد. اگرچه مشاوران می‌توانند مجاز به تأیید پرداخت‌ها باشند، رئیس وَتَد یا اُسقُف باید هر پرداخت را بررسی کند. رهبران نباید پرداختی به خودشان را تایید کنند.

قبل از اینکه اُسقُف از هدایای روزه استفاده کند یا دستور اُسقُف را برای خود یا خانواده‌اش تأیید کند، تأیید کتبی رئیس سهام مورد نیاز است. قبل از اینکه اُسقُف از اعانه‌های روزه استفاده کند یا دستور اُسقُف را برای رئیس وَتَد یا خانواده‌اش تأیید کند، تأیید کتبی یکی از اعضای ریاست ناحیه مورد نیاز است. برای رهنمودها به ۲۲.۵.۱.۲ مراجعه کنید.

عضوی که درخواست بازپرداخت می‌کند یک کپی فیزیکی یا الکترونیکی از هر رسید یا صورت حساب ارائه می‌دهد. او [عضو] همچنین هدف، مبلغ و تاریخ خرید را مندرج می‌کند.

در صورت پیش پرداخت، عضو برگۀ درخواست پرداخت را با ذکر هدف، مبلغ و تاریخ تقدیم میکند. پس از پرداخت هزینه، عضو پس از آن (1) رسید یا صورت حساب‌هایی را برای وجوه خرج شده ارائه می دهد و (2) هر گونه وجوه خرج نشده را برمی‌گرداند. وجوه برگشتی باید دوباره واریز شود.

هر وَتَد و بخش باید اسناد مالی را بصورت دقیق و جاری حفظ کند.

برای اطّلاعات در مورد استفاده و نگهداری اسناد و گزارش‌ها، دفترداران باید به دستورالعمل‌های ستادهای کلیسا یا دفتر ناحیه مراجعه کنند. اسناد مالی باید حداقل برای سه سال علاوه بر سال جاری نگهداری شود.

هر وَتَد و بخش یک بودجۀ سالانه را تهیه و اجرا می‌کند. رئیس وَتَد بودجۀ وَتَد و اُسقُف بودجۀ بخش را مدیریت می‌کنند.

رهنمودها در زیر ذکر شده‌اند:

• مبالغ هزینه شده در سال قبل را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هزینه‌های تکراری در نظر گرفته شده است.

• از سازمان‌ها بخواهید تا نیازهای بودجه خود را با جزئیات برآورد کنند.

• تدوین بودجه با استفاده از شیوه‌های بودجه ریزی مصوّب.

رئیس وَتَد هیئت حسابرسی وَتَد را منصوب می‌کند. این هیئت تضمین می‌کند که امور مالی وَتَد و بخش طبق مقررّات کلیسا اداره می‌شود.

حسابرسان وَتَد هر سال دو بار سوابق مالی وَتَد، بخش‌ها و مراکز تاریخ نیاکان را بررسی می‌کنند.

دبیر ناظر واحد و دفتردار منصوب به امور مالی باید برای پاسخ به سؤالات در طول حسابرسی در دسترس باشند.

رئیس وَتَد یا رئیس هیئت حسابرسی وَتَد باید به سرعت مطّلع شود اگر:

• منابع وجوه کلیسا گم شده یا به سرقت رفته است.

• یک رهبر بودجۀ کلیسا را ​​اختلاس یا حیف ومِیْل کرده است.