اسناد و گزارشات

اُسقُف بر نگهداری اسناد بخش نظارت دارد.

هر بخش باید یک منشی بخش واجد شرایط و کارآمد داشته باشد. او توسّط اُسقُف توصیه می‌شود و توسط یکی از اعضای ریاست وَتَد یا یک عضو شورای عالی مُکَلَّف شده فراخوانده و تعیین و مقرّر می‌شود. او باید توانایی ملک صادق را داشته باشد و توصیه نامۀ معتبر معبد داشته باشد. او عضو شورای بخش است. همانطور که در ۲۹.۲ نشان داده شده است، در جلسات بخش شرکت می‌کند.

دفتردار بخش توسّط اُسقُف و مشاورانش و دفتردارهای وَتَد راهنمایی می‌شود. می‌توان دستیار دفتردارهای بخش برای کمک فراخوانده شوند.

ابزارهای ثبت-پیشینه کلیسا به رهبران امکان دسترسی به فهرست‌های عضویت را می‌دهد. این فهرست‌ها می‌توانند به رهبران کمک کنند تا شناسایی کنند:

• کدام [یک از] اعضاء هنوز آیین‌ها را دریافت نکرده‌اند که واجد شرایط آن هستند.

• کدام [یک از] پسران و زنان نوجوان واجد شرایط خدمت در یک مأموریت تبشیری هستند. ‌

• کدام [یک از] نوجوانان توصیه نامۀ معبد معتبر ندارند.

• کدام [یک از] نوجوانان باید برای ملاقات با یکی از اعضای اُسقُف‌ و مشاورانش وقت بگیرند.

رهبران مجمع و سازمان باید به فهرست آنهایی که به مجمع یا سازمان آنها تعلّق دارند دسترسی داشته باشند.

نام کامل حقوقی یک شخص، همانطور که توسط قانون یا عرف محلی تعریف شده است، باید در اسناد عضویت و گواهی نامه‌های آیین [انجام گرفتۀ] استفاده شود.

افراد زیر اعضای ثبت شده [در اسناد] هستند و باید سند عضویت داشته باشند:

• کسانی که تعمید یافته و تصدیق شده‌اند

• افراد زیر ۹ سال که برکت یافته‌اند اما تعمید نگرفته‌اند

• کسانی که به دلیل ناتوانی ذهنی بدون توجه به سن پاسخگو نیستند

• کودکان بی‌برکت زیر ۹ سال که هر دو مورد زیر اِعمال می‌شوند:

  • حدّاقل یکی از والدین یا یک پدربزرگ و مادربزرگ عضو کلیسا هستند.

  • هر دو والدین اجازۀ ایجاد یک سند را می‌دهند. (اگر فقط یکی از والدین حضانت قانونی فرزند را بر عهده داشته باشد، اجازه آن والده کافی است.)

فردی ۹ ساله یا بیشتر که سند عضویت دارد اما تعمید و تصدیق نشده است، عضو دارای پیشینه نیست. با این حال، بخشی که فرد در آن زندگی می کند، سند عضویت را تا زمانی که فرد به ۱۸ سالگی برسد، حفظ می‌کند. در آن زمان، اگر شخص تصمیم بگیرد که ​​تعمید نگیرد، اُسقُف‌ سند عضویت را لغو می‌کند. اجازۀ رئیس وَتَد مورد نیاز است.

اسناد برای کسانی که به دلیل ناتوانی ذهنی تعمید نگرفته اند لغو نمی‌شود مگر اینکه توسط شخص یا قیم قانونی از جمله والدین درخواست شود.

دفتردار یا دستیارش در بخش بلافاصله پس از رسیدن پیشینۀ عضویت با اعضای جدید بخش تماس می گیرد تا خلاص آیین [های انجام گرفتۀ] فردی را از نظر صحت بررسی کند.

همۀ پیشینۀ عضویت از نام قانونی یک شخص استفاده می‌کنند، همانطور که توسط قانون یا عرف محلّی شناسانده شده است. این شامل فرزندان والدینی می‌شود که طلاق گرفته‌اند.

کودکان دارای والدین مُطَلَّقِه اغلب در جلسات کلیسا در هر دو بخش والدین شرکت می‌کنند. در حالی که فقط یک واحد می‌تواند پیشینۀ عضویت رسمی کودک را نگه دارد و به روز آورد، می‌توان یک پیشینۀ عضو خارج از واحد در بخش دیگری که او در آن حضور دارد ایجاد شود. این اجازه می‌دهد تا نام و اطلاعات تماس کودک در فهرست‌های بخش و [دفتر حضور و غیاب] کلاس‌ها گنجانده شود.

کودکان با پیشینۀ عضو خارج-از-واحد می‌تواند یک گُمارش، در آن واحد دریافت کنند.

اگر عضوی در حالی که محدودیت‌های رسمی عضویت یا نگرانی جدّی قریب‌الوقوع دیگری دارد جابه‌جا شود، اُسقُف‌ یا یک دفتردار مجاز می‌تواند محدودیتی برای جابه‌جایی در پیشینۀ عضویت قائل شود. او برای این کار از منابع دفتردار و رهبرLCR استفاده می‌کند.

پیشینه‌ای که دارای محدودیت جابجایی است به واحد جدیدی منتقل نمی‌شود تا زمانی که رهبر کشیشی که محدودیت را اِعمال کرده است اجازۀ حذف آن را بدهد.

گاهی اوقات یک عضو پس از اینکه سابقۀ او در «پروندۀ آدرس ناشناخته» در ستاد مرکزی کلیسا قرار گرفته است، پیدا می‌شود. در این شرایط، دفتردار بخش با استفاده از منابع دفتردار و رهبرLCR، پرونده را درخواست می‌کند.

به فصل ۱۸ مراجعه کنید.

هر سال دفتردار یا دستیار دفتردار وَتَد تضمین می‌کند که ممیزی اسناد عضویت در هر بخش با استفاده از منابع دفتردار و رهبرLCR انجام می‌شود. ممیزی باید تا ۳۰ ژوئن هر سال تکمیل شود.

سَروَر فرمان داده است که «تاریخچه ای از همۀ چیزهای مهم» در مورد کلیسای او نوشته و نگه داشته شود (اصول و پیمانها ۳:۶۹؛ همچنین رجوع کنید به آیه ۵؛ آلما ۳۸:۳۷).

هر واحد در کلیسا باید تمام موارد مهم مربوط به واحد را مستند کند.

حفظ تاریخ یک کار روحانی است که ایمان کسانی که آن را می‌نویسند و می‌خوانند، تقویت می‌کند.

دفتردار یا دستیار دفتردار وَتَد، تاریخچه وَتَد را آماده می‌کند. اُسقُف‌ از رویکرد مشابهی برای بخش پیروی می‌کند. دستورالعمل‌ها در تاریخچه های سالانۀ وَتَد، محدوده، حوزۀ تبشیر Stake، District, and Mission Annual Histories در دسترس هستند ChurchofJesusChrist.org.

تمام اسناد، گزارش‌ها و داده‌های کلیسا باید در برابر دسترسی، تغییر، تخریب یا افشای غیرمجاز محافظت شوند. این اطّلاعات باید در مکانی امن نگهداری شوند.

وسایل یا رسانه های ذخیره سازی متعلق به کلیسا گم شده یا دزدیده شده، باید سریعاً گزارش شود در incidents.ChurchofJesusChrist.org. سوء استفاده از اطّلاعات کلیسا نیز باید گزارش شود.