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Ein Unternehmen sollte nie zur Gänze vom Unternehmer abhängen. Ein guter Unternehmer verfasst Betriebsanleitungen und dokumentiert die nötigen Arbeitsabläufe in der Firma. Diese belegen, wie gängige Arbeitsschritte zu handhaben sind. Solche Anleitungen gewährleisten bei innerbetrieblichen Arbeitsabläufen eine gleichbleibende Qualität. Sie werden bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters hinzugezogen und legen für das Personal bewährte Vorgehensweisen (Best Practice oder Erfolgsmethoden) fest. Diese Anleitungen müssen immer wieder durchgesehen und aktualisiert werden.

Wenn Sie Betriebsanleitungen schreiben und für konkrete Aufgaben die Arbeitsabläufe dokumentieren, setzen Sie nicht nur Maßstäbe, sondern tragen auch dazu bei, dass die Mitarbeiter zielorientiert und einheitlich arbeiten. Eine derartige Dokumentation macht es möglich, dass jemand einspringt, wenn der eigentlich zuständige Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist, wegen eines Notfalls nach Hause muss oder aus dem Unternehmen ausscheidet. Detaillierte Aufzeichnungen zu Arbeitsabläufen lassen dem Unternehmer mehr Zeit, an Verbesserungsmaßnahmen für das Unternehmen zu arbeiten und nicht einfach bloß das laufende Tagesgeschäft zu erledigen.

Betriebsanleitungen und die Beschreibung von Arbeitsabläufen sind auch für ein Ein-Personen-Unternehmen hilfreich. Das Dokumentieren trägt dazu bei, dass Sie Ihr Unternehmen strukturieren und standardisieren. Aufzeichnungen über Arbeitsabläufe dienen auch als eine Art Erinnerungshilfe bei Aufgaben, die nicht so häufig zu erledigen sind.

• Weshalb ist es wichtig, dass Sie als Unternehmer Betriebsanleitungen schreiben und konkrete Arbeitsabläufe dokumentieren?

• Welche Arbeitsabläufe sollten Sie dokumentieren, damit die Arbeit stets nach demselben Schema abläuft?

Der Unternehmer ist dafür zuständig, dass die Firma die geltenden Gesetze und Vorschriften einhält. Gesetze und behördliche Bestimmungen sind von Land zu Land und von Branche zu Branche verschieden. Als Unternehmer müssen Sie über die gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen 1.) im Ort, 2.) im Bundesland oder Kanton, 3.) auf nationaler und 4.) auch auf internationaler Ebene Bescheid wissen.

Die Anstellung eines neuen Mitarbeiters ist eine folgenschwere Entscheidung. Dazu bedarf es eines strukturierten Auswahlverfahrens und gebeterfüllten Nachdenkens. Ein guter Unternehmer stellt eine detaillierte Arbeitsplatzbeschreibung zusammen, von der er sich beim Vorstellungsgespräch leiten lässt. Aus der Arbeitsplatzbeschreibung (Stellenbeschreibung) erfährt der Bewerber etwas über die Anforderungen am Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber kann anhand der Stellenbeschreibung Fertigkeiten, Fähigkeiten und Kenntnisse des neuen Mitarbeiters überprüfen.

Warum ist es bei der Anstellung eines Mitarbeiters wichtig, dass Sie sowohl methodisch vorgehen als auch beten?

Sie können nur dann ein florierendes Unternehmen aufbauen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter sowohl anleiten als auch in die Lage versetzen, selbstständig zu arbeiten. Eine Führungskraft ist jemand, der andere motiviert, ihm zu folgen. Führungskompetenz lässt sich nicht aus einem Titel oder einer Position herleiten. Man gewinnt sie dadurch, dass man das Team dazu veranlassen kann, auf ein erstrebenswertes Ziel hinzuarbeiten. Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, selbstständig zu arbeiten, bedeutet, ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Fertigkeiten und Interessen umzusetzen und weiterzuentwickeln. Ein kluger Unternehmer trägt dazu bei, dass die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter Schritt hält mit dem Wachstum des Unternehmens.

Wie können Sie Ihre derzeitigen und künftigen Mitarbeiter in die Lage versetzen, selbstständig zu arbeiten?

Als Unternehmer legen Sie Führungsqualitäten auch bei der Art und Weise an den Tag, wie Sie Leute anstellen und mit den Mitarbeitern umgehen. In diesem Abschnitt werden drei Devisen genannt.

Die erste Devise lautet: Seien Sie langsam beim Einstellen und rasch bei der Kündigung. Angenommen, Vivian betreibt eine Reinigungsfirma. Sie nimmt sich Zeit und stellt anhand einer detaillierten Stellenbeschreibung die beste Bewerberin ein. Sie reagiert aber auch sofort und kündigt einer Mitarbeiterin, bei der sich deutlich zeigt, dass sie weder zu der Stelle noch zum Unternehmen passt. In beiden Fällen trifft Vivian eine Entscheidung, die, langfristig gesehen, den Mitarbeitern und dem Unternehmen nutzt.

Die zweite Devise lautet: Sorgen Sie für entsprechende Schulungsmaßnahmen. Angenommen, ein Maschinenbauingenieur namens Nat hat sein eigenes Unternehmen. Nat erstellt für seinen Mitarbeiter Miles einen Weiterbildungsplan und meldet ihn für diverse Kurse an. Die neu erworbenen Fähigkeiten und die Schulung versetzen Miles bald in die Lage, für seinen Arbeitgeber einige wichtige Projekte zu übernehmen. Nat wiederum gewinnt dadurch mehr Zeit, sich um den Ausbau seines Unternehmens zu kümmern.

Die dritte Devise lautet: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Das heißt keinesfalls, dass Sie Ihre Mitarbeiter am Gängelband führen sollen. Es bedeutet vielmehr, dass Sie sich der Aufgaben bewusst sein sollen, die die Mitarbeiter verrichten, und sich überlegen, wie Sie sie dabei unterstützen können. Angenommen, Cesar besitzt ein Grafikdesign-Studio. Mit seinen Mitarbeitern pflegt er eine Arbeitsbeziehung auf Augenhöhe. Er nimmt sich Zeit, stellt Fragen, hört zu, leitet sie an und bleibt in ihre Aufträge involviert.

Wie können Ihnen diese Devisen in Ihrem Unternehmen von Nutzen sein?

Ziele sind Teilschritte, die zur Verwirklichung unserer Vision beitragen. Eine Vision lässt sich in kleine Teilstücke herunterbrechen, die sich im Lauf der Zeit Schritt für Schritt erreichen lassen. Die Abkürzung SMART steht für diese Merkmale:

• Spezifisch: Es muss konkret festgelegt werden, was wir erreichen möchten.

• Messbar: Mithilfe von Meilensteinen oder sonst einer messbaren Größe muss der Fortschritt nachvollziehbar sein.

• Attraktiv: Unsere Ziele müssen sinnvoll und motivierend sein.

• Realistisch: Unsere Ziele müssen realistisch und erreichbar sein.

• Terminiert: Für die Erledigung muss ein bestimmter Zeitrahmen festgesetzt werden.

Denken Sie als Unternehmer an Ihre langfristige Vision und brechen Sie sie herunter in kleinere Ziele, die sich erreichen lassen, wenn man nur konzentriert und beharrlich dranbleibt.

Arbeiten Sie auf Ihre Vision hin und machen Sie sich zu diesem Zweck Folgendes zur täglichen Gewohnheit:

• Arbeiten Sie jeden Tag an Ihren Zielen.

• Halten Sie Ihren Fortschritt im Einzelnen fest.

• Seien Sie flexibel und passen Sie die Ziele bei Bedarf an.