Lernen

„Wie läuft mein Geschäft?“ (Siehe Skript am Ende des Abschnitts.)

Was lernen Sie von Jack und seinem Unternehmen?

Ein guter Unternehmer ist ordentlich und führt über alle seine Finanzen Buch. Damit Ihr Unternehmen Erfolg haben kann, ist eine gute Buchführung wichtig. Wie wüssten Sie denn ohne aussagekräftige Unterlagen, ob Ihr Unternehmen genug abwirft? Woher wüssten Sie, ob alle Kunden ihre Rechnungen bezahlt haben? Woraus könnten Sie die Gesamtausgaben ablesen?

In diesem Kapitel sprechen wir über den Stellenwert einer ordentlichen Buchführung. Wir lernen den Begriff Einnahmen kennen. Damit wird das Geld bezeichnet, das ein Unternehmen für den Verkauf von Dienstleistungen oder Waren an Kunden erhält. Wir lernen auch den Begriff Ausgaben kennen. Damit werden die Kosten bezeichnet, die ein Unternehmen hat, wenn es Dienstleistungen oder Waren einkauft. Diese Woche führen wir Buch über sämtliche Betriebseinnahmen und -ausgaben. Dadurch lässt sich feststellen, ob das Unternehmen gewinnbringend ist.

Ein guter Unternehmer führt täglich Buch. Für einen Neugründer ist es manchmal nicht so leicht, sich diese Gewohnheit zu eigen zu machen. Aber sie ist unerlässlich. Fünf Strategien für Ordnung bei der Buchführung:

• Den Grund dafür nicht vergessen: Man bleibt eher motiviert, wenn man an die langfristigen Vorteile denkt, die einem eine ordentliche Buchführung bringt.

• Neue Fertigkeiten entwickeln: Sie müssen sich womöglich erst buchhalterische Kenntnisse aneignen. Unser Treffen heute soll diese Fertigkeiten ansatzweise vermitteln.

• Suchen Sie sich Freunde, keine Komplizen: Ein Freund hilft einem, das Richtige zu tun. Ein Komplize hilft einem, das Falsche zu tun. Bitten Sie einen verlässlichen Freund, einen Mentor oder Ihren Ehepartner, Ihnen zu helfen, konsequent Buch zu führen.

• Belohnen Sie sich: Belohnen Sie sich dafür, jeden Tag Buch zu führen.

• Beschaffen Sie sich die richtigen Hilfsmittel: Stellen Sie sicher, dass Sie über das notwendige Programm oder die notwendigen Hilfsmittel verfügen. Wir gehen später noch auf nützliche Tools für die Buchhaltung ein.

Welche der oben erwähnten Strategien spornt Sie am ehesten dazu an, sich die tägliche Buchführung zur Gewohnheit zu machen?

Das Einnahmen-Ausgaben-Protokoll ist bei der Buchführung ein in der Geschäftswelt übliches und unentbehrliches Hilfsmittel. Es dient vor allem dazu, über alle Geschäftsfälle Buch zu führen, bei denen Geld in das Unternehmen fließt oder aus dem Unternehmen abfließt. In zweiter Linie dient es auch dazu, dass Sie die Geldmittel Ihres Unternehmens von privaten Geldmitteln trennen (siehe Kapitel 7). Dieses Protokoll kann in elektronischer Form oder in Papierform geführt werden. Wichtig ist aber, dass Sie Ihre Einträge täglich vornehmen.

Anhand des Einnahmen-Ausgaben-Protokolls können Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Die Gewinn- und Verlustrechnung wird mitunter auch Erfolgsrechnung genannt.

Wissen Sie noch, wie kompliziert es war, den Gewinn aus der Aufgabe in Abschnitt 1 einfach nur im Kopf zu berechnen? Eine Gewinn- und Verlustrechnung hilft enorm. Alle Einträge aus dem Einnahmen-Ausgaben-Protokoll werden dabei zusammengezählt und pro Zeitabschnitt (Woche, Monat, Quartal, Jahr) diversen Einkommensquellen oder Ausgabenkategorien zugerechnet. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt an, ob Ihr Unternehmen in diesem Zeitraum rentabel war.

In der Gewinn- und Verlustrechnung werden ausgewiesen:

• Einnahmen

• Ausgaben

• Gewinn (bzw. Verlust)

Beachten Sie: Sinn und Zweck einer Gewinn- und Verlustrechnung besteht darin, alle Einnahmen und Ausgaben in bestimmten Kategorien zusammenzufassen. Vielleicht gibt es in Ihrem Protokoll Dutzende, Hunderte oder Tausende von Einträgen, die alle in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen müssen. Wenn Sie den Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung verstanden haben, können Sie sich im Detail damit befassen und daraus aussagekräftige Erkenntnisse für Ihr Unternehmen gewinnen.

Was kann man einer Gewinn- und Verlustrechnung alles entnehmen?

Wenn wir wissen wollen, ob unser Unternehmen rentabel ist, müssen wir eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Für die Gewinn- und Verlustrechnung benötigen wir als Basis zuerst das Einnahmen-Ausgaben-Protokoll.

Ein guter Kleinunternehmer stützt sich auf die Aussagekraft seiner Buchführung. Führt jemand aus der Gruppe derzeit ein Einnahmen-Ausgaben-Protokoll oder erstellt eine Gewinn- und Verlustrechnung? Wenn ja, erzählen Sie bitte, inwiefern sich das lohnt.

Sie haben gelernt, wie wichtig ein Einnahmen-Ausgaben-Protokoll ist, und Sie kennen auch die Grundlagen der betrieblichen Gewinn- und Verlustrechnung. In dem Maße, wie Ihr Unternehmen wächst, wird die Gewinn- und Verlustrechnung wahrscheinlich komplizierter. Dann kommen noch weitere Einnahmen- und Ausgabenposten dazu, etwa:

• Zinserträge

• Lohnnebenkosten (etwa Krankenversicherung und Lohnsteuer)

• Marketing und Werbemaßnahmen

• Miete

• Nebenkosten

• Abschreibung

• Versicherungszahlungen

• Zinsaufwendungen

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihnen manche dieser Begriffe noch nichts sagen! Sie können sie hinten im Glossar nachschlagen. In dem Maße, wie Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie diese Begriffe kennenlernen und wissen, wie sie in die Gewinn- und Verlustrechnung eingetragen werden müssen.

Für eine umfassende Buchführung brauchen Sie ein vielseitig einsetzbares Programm. Tragen Sie jede Unternehmenseinnahme und -ausgabe ein. Im Idealfall verfügt Ihr Programm über eine Rechenfunktion, die Berichte erstellt und Einnahmen, Ausgaben und Rentabilität errechnet. Damit Sie es sich zur Gewohnheit machen, die Buchführung jeden Tag auf den aktuellen Stand zu bringen, sollte das Programm benutzerfreundlich und leicht zugänglich sein.

Es gibt Unternehmer, die mit einem Heft und ein paar Ordnern beginnen, in die sie täglich die Quittungen einheften. Diese Unternehmer tragen allabendlich die Einnahmen und Ausgaben aus dem Heft in eine Tabelle ein. Die meisten Geschäftsleute gehen, wenn die Firma wächst, zu einem komplexeren Buchführungsprogramm über, etwa einer digitalen App oder einem Software-Paket. Manche stellen auch einen Buchhalter ein.

• Welche Buchführungsprogramme oder Methoden kennen Sie?

• Welche würden Sie empfehlen? Was sind deren nützlichste Merkmale?

Als Unternehmer müssen Sie entscheiden, welches Programm oder Hilfsmittel für Ihre Buchführung am besten geeignet ist. Selbst wenn Sie ein Computerprogramm verwenden oder die Buchhaltung ganz ausgelagert haben, müssen Sie doch stets wissen, wie es um die Finanzen in Ihrem Unternehmen bestellt ist, und diese immer wieder durchsehen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie sich wahrscheinlich noch intensiver mit dem Thema Finanzen befassen.

Beginnen Sie heute noch und verbuchen Sie Tag für Tag Ihre Einnahmen und Ausgaben. Erstellen Sie am Ende der Woche eine Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Unternehmen. (Falls es Ihnen hilft, können Sie auf das leere Formular im Bereich „Material“ am Ende dieses Abschnitts zurückgreifen.) Wenn Sie für Ihr Unternehmen noch keine Zahlen haben, können Sie auch Zahlen eines fiktiven Unternehmens eintragen. Von der Angewohnheit, alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos einzutragen, profitieren Sie jedenfalls immer.