Záznamy a správy

Na vedenie záznamov v zbore dohliada biskup.

Každý zbor má mať kvalifikovaného a fungujúceho tajomníka. Tajomníka odporúča biskupstvo, povoláva a ustanovuje ho člen predsedníctva kolu alebo poverený vysoký radca. Tajomník má byť držiteľom Melchisedekovho kňazstva a mať platné chrámové odporučenie. Je členom rady zboru. Zúčastňuje sa na stretnutiach zboru, tak ako je uvedené v 29.2.

Tajomníkovi zboru dáva pokyny biskupstvo alebo tajomníci kolu. Ak je to potrebné, môže byť k tajomníkovi povolaný aj asistent tajomníka zboru.

Cirkevné nástroje na vedenie záznamov poskytujú vedúcim prístup k zoznamom členov. Tieto nástroje môžu vedúcim pomôcť identifikovať:

• Ktorí členovia ešte neobdržali obrady, ktoré obdržať môžu.

• Ktorí mladí muži a mladé ženy môžu slúžiť na misii.

• Ktorí členovia z mládeže nemajú platné chrámové odporučenie.

• Ktorí členovia z mládeže majú mať stretnutie s členom biskupstva.

Vedúci kvóra a vedúci organizácie majú mať prístup k zoznamom tých, ktorí patria do ich kvóra alebo organizácie.

V členských záznamoch a na osvedčeniach o obradoch sa má používať celé zákonné meno osoby, ako je definované miestnymi právnymi predpismi alebo zvyklosťami.

Nasledovní jednotlivci sú zaznamenanými členmi a majú mať členský záznam:

• Tí, ktorí sa dali pokrstiť a konfirmovať

• Tí, ktorí majú menej ako 9 rokov a boli požehnaní, ale nedali sa pokrstiť

• Tí, ktorí sa nepovažujú za svojprávnych kvôli mentálnemu postihnutiu, bez ohľadu na vek

• Nepožehnané deti vo veku menej ako 9 rokov, ak platia obidve nasledovné skutočnosti:

  • Aspoň jeden rodič alebo jeden starý rodič je členom Cirkvi.

  • Obidvaja rodičia dajú povolenie na vytvorenie záznamu. (Ak má dieťa zverené do opatery len jeden rodič, postačuje jeho povolenie.)

Osoba vo veku 9 alebo viac rokov, ktorá má členský záznam, ale nedala sa pokrstiť a konfirmovať, nie je zaznamenaným členom. Zbor, v ktorom osoba žije, si však členský záznam uchováva, kým osoba nedovŕši 18 rokov. Ak sa táto osoba vtedy rozhodne, že sa nedá pokrstiť, biskup jej členský záznam zruší. V tejto situácii sa vyžaduje povolenie prezidenta kolu.

Záznamy o osobách, ktoré sa nedali pokrstiť z dôvodu mentálneho postihnutia, sa nezrušia, pokiaľ o to nepožiada daná osoba alebo zákonný zástupca, vrátane rodiča.

Tajomník zboru alebo asistent tajomníka zboru sa s novými členmi hneď potom, čo prídu ich členské záznamy, spojí, aby si overil správnosť Súhrnu obradov jednotlivca.

Vo všetkých členských záznamoch sa používa zákonné meno osoby, ako je definované miestnymi právnymi predpismi alebo zvyklosťami. To platí aj v prípade detí rozvedených rodičov.

Deti rozvedených rodičov sa často zúčastňujú cirkevných zhromaždení v zboroch oboch rodičov. Zatiaľ čo oficiálny členský záznam dieťaťa môže viesť a aktualizovať len jedna jednotka, môže byť vytvorený tzv. členský záznam mimo jednotky a to v druhom zbore, ktorý dieťa navštevuje. To umožňuje uviesť meno a kontaktné údaje dieťaťa do zoznamov zborov a do zoznamov tried.

Deti, ktoré majú členský záznam mimo jednotky, môžu v danej jednotke dostať povolanie.

Ak sa člen sťahuje v čase, keď prebiehajú formálne obmedzenia jeho členstva alebo je stále aktuálny iný vážny problém, biskup alebo poverený tajomník môže do členského záznamu zapísať obmedzenie presunu. Urobí tak prostredníctvom LCR.

Záznam, ktorý má obmedzenie presunu, sa nepresunie do novej jednotky, kým vedúci kňazstva, ktorý toto obmedzenie uložil, nepovolí jeho odstránenie.

Niekedy sa člen nájde až po tom, čo sa jeho záznam dostal do zložky „adresa neznáma“ v Cirkevnom ústredí. V tejto situácii si tajomník zboru záznam vyžiada prostredníctvom LCR.

Pozri kapitola 18.

Tajomník kolu alebo jeho asistent každý rok zabezpečí, aby sa v každom zbore prostredníctvom LCR vykonal audit členských záznamov. Audit sa má vyhotoviť do 30. júna každého roka.

Pán prikázal, že sa má zapisovať a zostavovať história „všetkých dôležitých vecí“ ohľadom Jeho Cirkvi (Náuka a zmluvy 69:3; pozri tiež verš 5; Alma 37:2).

Každá cirkevná jednotka má dokumentovať všetky dôležité veci, ktoré sa jej týkajú.

Zostavovanie histórie je duchovná práca, ktorá posilní vieru tých, ktorí ju píšu a čítajú.

Históriu kolu zostavuje tajomník kolu alebo asistent tajomníka kolu. Biskupstvo postupuje podobne aj v prípade zboru. Pokyny sú dostupné na Stake, District, and Mission Annual Histories (Ročná história kolu, okrsku a misie) na ChurchofJesusChrist.org.

Všetky cirkevné záznamy, správy a údaje majú byť chránené pred neoprávneným prístupom, zmenou, zničením alebo zverejnením. Tieto informácie sa majú uchovávať na bezpečnom mieste.

Stratu alebo krádež zariadení alebo pamäťových médií vo vlastníctve Cirkvi je potrebné bezodkladne nahlásiť na incidents.ChurchofJesusChrist.org. Je potrebné nahlásiť aj zneužitie cirkevných informácií.