वित्त र लेखा परीक्षणहरू

वार्डका वित्तका लागि बिशपका निम्न उत्तरदायित्वहरू हुन्छन् । यसका केही कार्य उनले आफ्ना सल्लाहकार र कारिन्दाहरूलाई प्रत्यायोजन गर्छन् ।

बिशपले:

• सदस्यहरूलाई पूर्ण दशांश तिर्न र उदार रूपमा भेटीहरू दिन सिकाउँछन् र उत्प्रेरित गर्छन् (हेर्नुहोस् ३४.३) ।

• वार्डका कोषहरू सही रूपमा व्यवस्थापन र अभिलेख गरिएको छ भनेर सुनिश्चित गर्छन् (हेर्नुहोस् ३४.५) ।

• हरेक महिना वित्तीय विवरणको समीक्षा गर्दछन् र कुनै पनि समस्याहरू तत्कालै समाधान भएको सुनिश्चित गर्छन् ।

• सङ्गठनका अगुवाहरू र कारिन्दाहरूले चर्चका पवित्र कोषहरूका लागि आफ्नो उत्तरदायित्व सिक्छन् भनेर सुनिश्चित गर्छन् ।

• वार्डको वार्षिक बजेट तयार पार्छन् र व्यवस्थापन गर्छन् (हेर्नुहोस् ३४.६) ।

• तिनीहरूको दशांश घोषणा प्राप्त गर्न वार्डका सदस्यहरूसँग वार्षिक रूपमा भेट गर्छन् ।

बिशपले वार्डको वित्तीय अभिलेख राख्न सहयोग गर्न वार्ड कारिन्दा वा सहायक वार्ड कारिन्दालाई नियुक्त गर्छन् । चर्चका कोषहरू सुरक्षित गर्न र चर्चका अभिलेखहरू सही छन् भनी सुनिश्चित गर्न कारिन्दाहरूले हालका नीतिहरूलाई ध्यानपूर्वक पालना गर्छन् ।

कारिन्दाका निम्न उत्तरदायित्वहरू छन्:

• बिशपरिकका सदस्यसँग प्राप्त भएको कुनै पनि रकम अभिलेख गर्ने र जम्मा गर्ने ।

• हरेक महिना वित्तीय विवरणको समीक्षा गर्ने र कुनै पनि समस्याहरू तत्कालै समाधान भएको सुनिश्चित गर्ने ।

• बिशपरिकलाई वार्षिक वार्ड बजेट तयार गर्न सहयोग गर्ने (हेर्नुहोस् ३४.६.१ र ३४.६.२) ।

• सुनिश्चित गर्ने कि सदस्यहरू तिनीहरूका योगदानहरूका विवरणहरू हेर्न पहुँचयोग्य छन् र आवश्यकताअनुसार सहयोग गर्ने ।

कारिन्दाहरूले मल्कीसेदेक पादारित्व बहन गर्नु पर्छ र हालको मन्दिर अनुमति पत्र धारण गर्नु पर्छ ।

दशांश भनेको आफ्नो आम्दानीको दश भागको एक भाग परमेश्वरको चर्चमा दान गर्नु हो (हेर्नुहोस् सिद्धान्त र करार ११९:३-४; लाभको अर्थ आय बुझिन्छ) । आम्दानी गर्ने सबै सदस्यहरूले दशांश तिर्नु पर्छ ।

चर्चका अगुवाहरूले सदस्यहरूलाई उपवासको नियम पालना गर्न प्रोत्साहित गर्छन् । यसमा उदारपूर्वक उपवास भेटी दिने समावेश हुन्छ (हेर्नुहोस् २२.२.२) ।

उपावसका भेटी कोषहरू प्रयोग गर्नका लागि मार्गनिर्देशनहरू २२.५.२ मा प्रदान गरिएको छ ।

वार्ड सुसमाचार प्रचारक कोषमा गरिने योगदानहरू प्रमुख रूपमा वार्डका पूर्णकालीन सुसमाचार प्रचारकहरूका योगदानका प्रतिबद्धताहरू पूरा गर्न प्रयोग गरिन्छ ।

साधारण सुसमाचार प्रचारक कोषमा गरिएका योगदानहरू चर्चद्वारा यसका सुसमाचार प्रचारका सम्पूर्ण प्रयासहरूमा प्रयोग गरिन्छ ।

जब दशांश र अन्य भेटीहरू चर्चलाई दिइन्छ, तिनीहरू परमप्रभुका हुन्छन् । तिनीहरू उहाँमा अर्पण गरिन्छ ।

यी योगदानहरू फिर्ता गर्न सकिँदैन भनेर किला अध्यक्षहरू र बिशपहरूले दशांश र भेटीहरूको योगदान गर्नेहरूलाई सूचित गर्छन् ।

साथीको सिद्धान्तले चर्चका कोषहरू अभिलेख र वितरण गर्दा सक्रिय रूपमा संलग्न हुन दुई व्यक्तिहरू—बिशपरिकका सदस्य र एक कारिन्दा वा बिशपरिकका दुई सदस्यहरूको आवश्यकता हुन्छ ।

अगुवाहरूले आफ्नो पासवर्ड सुरक्षित राख्नु पर्छ र कहिल्यै बाँढ्नु हुँदैन (हेर्नुहोस् ३३.९.१.१) ।

परमप्रभुले बिशपहरूलाई सन्तहरूको दशांश र अन्य भेटीहरू प्राप्त गर्ने र अभिलेख राख्ने पवित्र विश्वास दिनुभएको छ (हेर्नुहोस् सिद्धान्त र करार ४२:३०-३३ ; ११९) । केवल बिशप र उहाँका सल्लाहकारहरूले दशांश र अन्य भेटीहरू प्राप्त गर्न सक्छन् । कुनै पनि परिस्थितिहरूमा तिनीहरूका पत्नीहरू, तिनीहरूका परिवारका अन्य सदस्यहरू, कारिन्दाहरू वा अन्य वार्ड सदस्यहरूले यी योगदानहरू प्राप्त गर्नु हुँदैन ।

योगदानहरू तिनीहरूलाई प्राप्त गरिएको आइतबार नै प्रमाणीकरण र अभिलेख गरिनुपर्छ । बिशपरिकका एक सदस्य र कारिन्दा वा बिशपरिकका दुई सदस्यहरूले खाम सँगै खोल्छन् । तिनीहरूले संलग्न रकम दशांश र अन्य भेटी फारममा लेखिएअनुसारकै रकम हुन् भनेर प्रमाणित गर्छन् । तिनीहरूले हरेक योगदानलाई सही रूपमा अभिलेख गर्छन् । यदि कोष र लिखित रकम भिन्न छ भने, भिन्नता समायोजनका लागि तिनीहरूले यथाशीघ्र दातालाई सम्पर्क गर्छन् ।

अभिलेख गरिएको रकम प्राप्त रकमसँग समायोजन भयो भनेर सुनिश्चित गरिसकेपछि निक्षेपका लागि तयार गर्नु पर्छ ।

जहाँ २४ सै घण्टा बैँकमा जम्मा गर्ने सुविधा उपलब्ध छ, बिशपरिकका सदस्य र अर्का मल्कीसेदेक पादरित्ववाहकले रकम गनी प्रमाणित गरिएको दिनमा नै बैँकमा रकम जम्मा गर्छन् ।

जहाँ २४ सै घण्टा बैँकमा जम्मा गर्ने सुविधा उपलब्ध छैन र बैँक आइतबार बन्द हुन्छ, बिशपले आगामी कार्यकारी दिनमा जम्मा गर्न मल्कीसेदेक पादरित्ववाहकलाई नियुक्त गर्छन् । उनले:

• जम्मा नगरिँदासम्म रकमहरू सुरक्षित राखिएको छ भनेर सुनिश्चित गर्छन् ।

• जम्मा भएको मिति र रकम देखाउने जम्मा गरेको रसिद प्राप्त गर्छन् ।

चर्चका कोषहरूका लागि उत्तरदायी सदस्यहरूले तिनीहरूलाई रातभरी सभागृहमा छोड्नु हुँदैन वा तिनीहरूलाई कुनै पनि समय, जस्तै बैठक र क्रियाकिलापहरूको समयमा छोड्नु हुँदैन ।

अध्यक्षता गर्ने अधिकारीको अख्तियारी बिना कुनै पनि किला वा वार्डका व्ययहरूको भुक्तानी वा खर्च गर्न पाइँदैन ।

अख्तियार प्राप्त दुई अगुवाहरूले हरेक भुक्तानी अनुमोदन गर्नु पर्छ । तिनीहरू मध्ये कुनै एक किला अध्यक्ष वा बिशपरिकको सदस्य हुनु पर्छ । सल्लाहकारहरूलाई भुक्तानीहरूको अनुमोदन गर्न अख्तियार प्रदान गरिएको भए तापनि किला अध्यक्ष वा बिशपले हरेक भुक्तानीको समीक्षा गर्नु पर्छ । अगुवाहरूले तिनीहरू स्वयंका लागि भुक्तानी स्वीकृत गर्नु हुँदैन ।

कुनै बिशपले उपवास भेटीहरूको प्रयोग गर्न वा आफ्नो वा आफ्नो परिवारका लागि बिशपको निर्देशन अनुमोदन गर्नु पूर्व किला अध्यक्षको लिखित स्वीकृति लिनु आवश्यक छ । कुनै बिशपले उपवास भेटीहरूको प्रयोग गर्न वा बिशपको निर्देशनमा किला अध्यक्ष वा उनको परिवारका लागि अनुमोदन गर्नु पूर्व क्षेत्रीय अध्यक्षताका सदस्यबाट लिखित स्वीकृति लिनु आवश्यक छ । मार्गनिर्देशनहरूका लागि २२.५.१.२ हेर्नुहोस् ।

प्रतिपूर्ति अनुरोध गर्ने सदस्यले कुनै पनि रसिद वा चलानीहरूको भौतिक वा इलेक्ट्रोनिक प्रतिलिपि उपलब्ध गराउँछन् । उनले खरीदको उद्देश्य, रकम र मितिलाई पनि समावेश गर्छन् ।

यदि रकम पहिले नै दिइसकेको छ भने, सदस्यले उद्देश्य, रकम र मिति सहित भुक्तानीका लागि अनुरोध फारम पेश गर्छन् । खर्च भुक्तानी गरिसकेपछि, सदस्यले त्यसपछि (१) खर्च गरेको रकमको रसिद वा चलानीहरू प्रदान गर्दछन् र (२) खर्च नगरिएको कुनै पनि रकम फिर्ता गर्छन् । फिर्ता आएको रकम पुन: जम्मा गरिनु पर्छ ।

प्रत्येक किला र वार्डले हालको, वास्तविक वित्तीय अभिलेख राख्नु पर्छ ।

अभिलेख र प्रतिवेदनहरूको प्रयोग र अवधारणका सम्बन्धमा जानकारीका लागि, कारिन्दाहरूले चर्चको प्रधान कार्यालय वा क्षेत्रीय कार्यालयबाट निर्देशनहरूलाई सन्दर्भका रूपमा लिनु पर्छ । कम्तिमा पनि तीन वर्ष र चालु वर्षका लागि वित्तीय अभिलेख राखिनु पर्छ ।

प्रत्येक किला र वार्डले वार्षिक बजेट तयार गर्छन् र सञ्चालन गर्छन् । किला अध्यक्षले किलाको बजेट व्यवथापन गर्दछन् र बिशपले वार्डको बजेट व्यवस्थापन गर्छन् ।

मार्गदर्शनहरू निम्न रूपमा सूचीवद्ध छन्:

• बारम्बार हुने खर्चहरूलाई मनन गरिएको छ भनेर सुनिश्चित गर्न अघिल्लो वर्षमा खर्च गरिएका रकमहरूको समीक्षा गर्नुहोस् ।

• आवश्यकताअनुसार सङ्गठनहरूलाई तिनीहरूको बजेट विस्तृत रूपमा अनुमान गर्न लगाउनुहोस् ।

• स्वीकृत बजेट अभ्यासहरू प्रयोग गरी बजेट समायोजन गर्नुहोस् ।

किला अध्यक्षले किला लेखा समिति नियुक्त गर्छन् । यो समितिले चर्चको नीतिअनुसार किला र वार्डको वित्त व्यवस्थापन गरिएको छ भनेर सुनिश्चित गर्छ ।

किला लेखा परीक्षकहरूले प्रत्येक वर्ष दुई पटक किला, वार्ड र पारिवारिक इतिहास केन्द्रहरूका वित्तीय अभिलेखहरूको लेखा परीक्षण गर्छन् ।

इकाइका अध्यक्षता गर्ने अधिकारी र वित्तमा तोकिएका कारिन्दा लेखा परीक्षणका क्रममा प्रश्नहरूको जवाफ दिन उपलब्ध हुनु पर्छ ।

किला अध्यक्ष वा किला लेखा समितिका अध्यक्षलाई तत्कालै जानकारी दिइनु पर्छ यदि यसो भएमा :

• चर्चको कोष हराएको छ वा चोरी भएको छ ।

• एक अगुवाले चर्च कोषको हिनामिना वा दुरुपयोग गरेका छन् ।